会社は、会社の全体的な管理のための手順を定めた立上げ時に規約を起草することを要求されています。細則は通常、企業の取締役会に就任できる取締役の最大人数、各取締役の就任可能時間、およびメンバーの追加または交換のプロセスを定めています。規約が当初の取締役会によって承認されると、その規定は、規約に記載されている修正手続または多数決により、修正によってのみ変更することができます。
取締役会の構成を管理するための手順を決定するために、会社の細則を参照してください。細則で許可されている人数よりも少ない人数の議員が現在理事会に出席している場合は、細則で定められた指名および投票プロトコルに従って新しい会員を追加してください。典型的な規約では、潜在的な理事会メンバーが現在の理事会に推薦され、その候補者が立候補した場合に投票するよう求められます。現在のメンバーの過半数が支持に賛成投票した場合は、新しいメンバーを取締役会に追加することができます。
理事会が現在許可されている最大会員数に達している場合は、細則の改正を提案します。改訂は、理事会総会の前に回覧され、総会で議論され、投票されるべきです。取締役の過半数が変更に同意した場合、その修正は批准され、新しい取締役は通常の手続きに従って処理されます。一部の企業は、定款の変更を取締役会の過半数ではなく過半数の株主が批准することを要求しており、その場合、この問題は株主総会の議題に追加され、そこで投票される必要があります。
現在の取締役会に潜在的な取締役の立候補を提示し、会社が規約を採択していない場合は、問題に投票します。特定の企業は、細則なしで運営しています。これは悪いアドバイスであり、ほとんどの州で企業結成法に違反していますが、企業が実際に書面で細則を定めているかどうかを確認する規制機関はありません。統制手続が存在しない場合、理事会は単に新しい会員を追加するために投票することができます。
コーポレートレコードに新取締役の追加を記念する。理事会幹事に、投票結果と理事会会議の議事録に候補者を吟味する適切な議論の詳細を含めるように依頼します。取締役の連絡先情報と履歴書を会社の人事ファイルに追加します。将来的に法的問題があり、企業が特定の時間に誰が取締役会に参加していたかを参照する必要がある場合に備えて、公式の取締役会歴を調整して追加日を書き留めます。現在の理事会メンバーをリストしているすべてのパブリックコミュニケーションに変更を加えます。
ヒント
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理事会に会員を追加するか、細則を改正する代わりに、諮問委員会を設置することを検討してください。諮問委員会は、企業の業務を監督する義務を負うことなく、支援者を関与させます。定款に基づいて理事会の構成員に必要な手続きを遵守することなく職員を配置することができる。諮問委員会のメンバーは、通常の取締役会メンバーと同様に企業にとって有益です。
