会計には、会社の取引と全体的な財務の健全性を追跡するために使用されるいくつかの財務文書があります。総勘定元帳と貸借対照表は、会社の会計プロセスにおける2つの中心的な文書です。これらには同様の情報が含まれていますが、総勘定元帳と貸借対照表は同じではありません。それらの目的は別々であり、それぞれに情報を記録する方法は異なります。
定義
すべての取引は、小切手帳で使用するのと同じように、借方と貸方のシステムを使用して日記から総勘定元帳に転記されます。それはあなたの会社の財務記録の中核であり、あなたの会社の歴史の初日からすべての取引を追跡します。貸借対照表は、総勘定元帳ほど詳細には記録されません。これは、ある時点における資産と負債の観点から見た会社の財務上の健全性のスナップショットです。
構造
総勘定元帳の勘定は5つのカテゴリに分類されます。資産、負債、資本、収益および費用。通常、総勘定元帳によって追跡されるアカウントごとに個別のページがあります。取引は口座ごとに発生するため、総勘定元帳に記録されます。たとえば、債権者への支払いは「経費」に記録され、顧客が会社への支払いを行った同じ日には「収益」に記録されます。貸借対照表は、別々のページに分割されていません。代わりに、各カテゴリの合計は、その期間の平均として記録されます。たとえば、12月31日現在の総収入が記録され、経費も合計されて記録されます。そのため、債権者A、B、Cへの支払いは、個別に記録されるのではなく、合計されます。
目的
総勘定元帳は、貸借対照表を含む他の財務書類のデータソースとして使用されます。総勘定元帳は取引を追跡し、会社のすべてのデータを記録して他の財務文書を正確に編集できるようにします。矛盾、会計上の誤り、損失は総勘定元帳で追跡することができます。貸借対照表には、会社が何を所有しているか、また完了日現在で他の関係者が所有しているものと同様に、誰がそれを見ているのか（例えば、債権者のように）が示されます。貸借対照表は、企業が信用またはローンのどちらに該当するかを判断するためによく使用されます。債権者、投資家（潜在的および現在）、経営陣、供給業者、顧客、政府機関、および労働組合は、バランスシートを使用して、会社の所在地や将来の財政状況を予測します。債権者にとって、これはローンを検討する際の会社の「リスク」を推定するためのツールです。会社の最高経営責任者または社長にとって、貸借対照表は、会社に在庫が多すぎるかどうか、または収益を増やす必要があるかどうかを判断するのに役立ちます。
