仕事に関して不安がある場合は、いつか上司と一緒にこれらの不安を高める必要があるかもしれません。あなたの考えやアイデアはすべて明確に表現されているので、手紙であなたの懸念を述べることはあなたの上司が誤解の余地を残すことなくあなたに関することを正確に理解することを可能にします。あなたの上司に懸念の手紙を書くには、あなたの懸念が専門的な方法で示されていることを確認するために特定のガイドラインに従ってください。
主な懸念事項
手紙の最初の段落で、あなたが上司に連絡を取っている理由を正確に説明してください。最初の2つの文を使って読者に仕事に関する懸念があることを知らせ、何があなたを悩ませているかについての簡単な説明でフォローアップしましょう。このセクション内で、主な、または包括的な、関心のあるトピックの概要を説明します。
懸念状の例：
スミスさん、こんにちは。私の部門に割り当てられている造園の仕事に関していくつかの気まぐれな懸念があるので、私はあなたを書いています。私の観察を通して、従業員が遅くて、過度に疲れていて、非専門的な方法で機械を操作しているのに気づいた。
具体例を挙げる
手紙の一般的な目的が説明されたら、読者に具体的な例を提供することによって状況をより深く掘り下げる。これは彼に状況の明確な理解を与えて、あなたの手紙が気付かれなくなる可能性を減らします。
懸念状の例：
「Jason S. Mastersは、午前10時45分に現場に到着しました。これは、彼の予定到着時刻の1.5時間後です。到着すると、彼はひどく疲れているように見え、標準化された安全チェックを行わずに機械を操作し始めました。午後遅く、私は何人かの従業員がヘルメットを着用せず、あるいは安全上の注意を払わずに重機を使って作業しているのに気づいた。
感情的な陳述を避ける
これは手紙の専門性と正当性を低下させる傾向があるので、手紙を書くプロセスの間中、過度に感情的にならないでください。すべての記述が事実に基づいており、感情的な倍音がないことを確認してください。この手紙の目的は、懸念の正確な原因を概説するために必要な情報をあなたの上司に提供することです。
改善を提案する
手紙の最後に、あなたの懸念についての提案をしてください。これらの提案がそれであり、要求ではないことを確認してください。提案の前に、「それが一番だと思いますか」、「おそらく役立つでしょう」などの文章を使用します。あなたの懸念についてさらに話し合い、問題を解決するためのアイデアを交換するための会議の依頼を受ける。
