総勘定元帳の作成方法

総勘定元帳は、企業がすべての金融取引を記録するファイルまたは帳簿です。各会計年度の開始時に、期首残高で新しい総勘定元帳が開始されます。その年の間に、簿記係または会計士は割り当てられた口座に分けられたすべての取引を入力します。これは通常、ビジネスによって割り当てられたアカウントコードを使用して行われます。総勘定元帳は、資金が行き渡った事業の追跡に役立つだけでなく、来年度に必要となることを予測するのにも役立ちます。

スプレッドシートの最初のセル、またはハードコピー元帳の左上のスペースに、「G / L Code」と入力します。これは、総勘定元帳勘定科目コードが入力される場所です。各アカウントコードは、事務用品、郵便料金、法務サービスなど、特定の部門またはカテゴリに割り当てられています。

スプレッドシートの2番目のセル、または元帳の1行目の2番目のスペースに、「Invoice Date」と入力します。この欄には、責任者が貸方または借方が発生した日付を入力します。次のセルに「請求書番号」を入力してください。

次の3つのセルまたはスペースに、 "Requested By"、 "Amount of Check"、および "Paid To"を入力します。総勘定元帳の管理責任者は、小切手を請求した人、確認した金額および請求先を入力します。次のセルまたはスペースに、「目的」と入力して支出の詳細な説明を入力できます。

最初の行の最後のセルまたは元帳スペースに、「残高」と入力します。見出しの下のこの列の最初のセルに会計年度の期首残高を入力します。

Microsoft Excelなどのスプレッドシートプログラムを使用している場合は、残りの残高を残高列に自動的に挿入するための式を入力します。この式の構文は、「=最後の残高 - 小切手の金額」となります。ハードコピー元帳を使用している場合、残高は手動で計算する必要があります。