会議で発表される報告書を書くときには、基本的なガイドラインに従う必要があります。そのほとんどはおそらく学校で学んだことです。例えば、あなたはあなたのレポートの目的についてはっきりしている必要があります、あなたは正確に定義されたサブトピックに集中する必要があります、そしてあなたはあなたの聴衆を念頭に置いて書く必要があります。
会議参加者の学歴および職歴を事前に知っておく。これはあなたが説明する必要があるトピックの量を知るのに役立ちます。たとえば、次の交通委員会の会議で発表される、特定の町の交差点での事故数に関するレポートを作成しているとします。 5人の委員のうち3人が法執行機関の経歴を持っている場合は、「方向転換」のような表現を説明する必要はありません。
高校の英語教師のアドバイスを忘れないでください。宇宙に立ち向かおうとしないでください。あなたのメイントピックのより小さな部分について書いてください。レポートがわかりやすくなります。たとえば、「歩行者の安全」が交通調査レポートの主な主題になることがありますが、レポートはその主題の一部に限定されます - 2つの交差点での安全性の向上。
あなたの紹介と結論に十分な文脈を提供するようにしてください。それは会議の参加者があなたの提案の重要性を理解するのを助けます。たとえば、地方自治体の裁判所で働くために補助的な警察官を雇うことを報告書が推奨している場合、紹介では、警察官に支払われる残業の増加を相殺するための地方自治体の年間にわたる闘争について説明します。結論は、この提案がどのようにして自治体がその予算に穴を開けるのを助けることができる多くのうちの1つであるかを繰り返します。
報告のタイトルに、会議が問題解決のために予定されているのか、情報を提供するための予定であるのかを示唆させます。たとえば、前四半期の売上が増加したことをマネージャがチームメンバーに通知するために会議に電話をかけた場合、あなたの肩書きは「第3四半期の売上：新しい顧客サービス手順の影響」になります。
レポートは通常、誰かの行動に影響を与えることを目的としています。あなたが期待している、そして誰からのフィードバックについて述べてください。たとえば、生徒のテストの得点の増加に関する学校教育長のレポートでは、試験的学習プログラムを恒久的なものにする決議案を理事会が承認することをお勧めします。
