文書管理は、組織があらゆる形式の文書を作成、管理、保護、保管、検索、共有、破棄するために使用するプロセスです。情報の急増、急速な技術の変化、セキュリティの問題の時代には、文書管理システムを確立する組織は、良いビジネス慣行だけでなく、政府や国際機関によって公布された規則、規制、標準を考慮する必要があります。
ルール作成エンティティ：財務
多数の連邦機関が、組織が文書管理規則を遵守することを要求する規制を発行しています。以下は、そのような事業体、それらが影響を与える組織の種類、および法令または規制の要約です。
SEC 17a-4の証券取引委員会は、ブローカー、アナリストおよび証券取引に携わるその他の人々に文書管理規則を提供しています。
Sarbanes-Oxleyの第404条および第409条は、すべての上場企業、会計事務所、監査人、および証券取引に関わる企業による文書管理に影響を与えます。
21世紀法の小切手清算（小切手21）は、小切手処理を規制し、銀行業界に適用されます。それは連邦準備制度によって管理されています。
グラムリーチブライリー法は、金融機関が保有する消費者の金融情報を保護し、いくつかの連邦機関によって管理されています。
全米証券業協会（NASD）規則3010およびニューヨーク証券取引所（NYSE）規則342は、証券取引委員会によって管理されており、これら2つの組織のメンバーに対する電子通信に関する記録保持要件を規制しています。
健康管理ルール
健康保険のポータビリティとアクセシビリティ法（HIPAA）は、医師、病院、保険会社、および患者情報の収集または伝達に従事している雇用者などのグループに適用されます。米国保健社会福祉省によって管理されています。
21 CFR 11は、米国食品医薬品局によって管理され、電子記録および電子署名に対処する連邦規則集のセクションです。このセクションはヘルスケアおよび製薬会社に影響を与えます。
軍事ルール
国防総省の規制（国防総省5015.2、バージョン2）は、国防総省によって購入されたレコード管理ソフトウェアの要件を定義しています。他の政府機関もレコード管理ソフトウェアにこの規格を使用しています。
その他の連邦規則
連邦民事訴訟法は、法律事務所が法的手続きに関連する情報をどのように取り扱うかを規定しています。
内国歳入庁Rev. Proc。 97-22は、納税者情報の電子的保管および譲渡に関する規則を定めており、金融サービス業界に影響を与えます。
ルールの必要性
アメリカ人は、個人情報を安全に保ち、金融取引を保護し、そして国の食料、医薬品、金融、そしてヘルスケア資産を管理する人々を適切に監視するために、規制機関に頼ります。国の情報基盤はその防衛にとって極めて重要であり、また保護されなければなりません。
文書管理の標準化は米国を超えて広がります。国際標準化機構やOpen Document Management APIなどの非政府組織は、必要に応じて情報記録のセキュリティと可用性を確保するために、文書管理システムのプロセスを標準化して共有しています。
