あなたのビジネスは、各従業員に対して毎年W2フォームに記入しなければなりません。これらのフォームは、賃金、州および連邦所得税の源泉徴収、年金拠出など、税計算に影響を与える情報を表します。従業員は、年次納税申告書とともにフォームのコピーを内国歳入庁に送付する責任があります。あなたが数字を追跡するために税会計ソフトウェアを持っているならば、W2を記入することは比較的簡単です。
規則によるフォーマット
あなたの会計ソフトウェアは自動的に記憶された数字と計算からフォーム上の個々のボックスを埋めるかもしれません。 IRSは、標準の、タイプされた、または印刷された、修正のない12ポイントのCourierフォントを必要とし、すべての項目は完全にボックス内に収まります。フォームは機械読み取り式なので、フォーマットが間違っていたり、手書きや色が間違っていたりすると、フォームを再送信する必要があります。
より詳細な説明
正しいボックスに、総賃金、源泉徴収、およびその他すべての適切な情報を表示します。 IRSは、ハードコピーまたはオンラインで入手可能なマニュアル「フォームW2の情報」を、必要な情報の内訳とともに提供しています。いくつかのボックスは純粋に情報を提供していますが、それでも必須です。たとえば、ボックス12にコードDDを表示すると、IRSは雇用主が自分の負担分を適格な健康保険に報告し、従業員の課税所得から除外されます。税法により新しい報告要件が作成されるため、ボックスの機能は変更されることがあります。
文書を配布する
社会保障庁と一緒に様式W2のファイル・コピーAを作成するには、従業員のSSA賃金および拠出記録の情報が必要です。法律で義務付けられている場合は、コピー1を州または地方の税務部門に送付してください。コピーB、コピーC、およびコピー2は従業員に送られ、コピーDは雇用主の記録用です。フォームの配布期限と提出期限は毎年異なります。たとえば、2014年の提出期限は2015年3月2日ですが、それを従業員に配布する期限は2015年2月2日です。IRSフォーム8809を使用して提出期限を請求することができます。あなたの会計システムのW2の。 IRSでは、従業員に配達できない場合でも、フォームを4年間保管することを要求しています。
BSOで時間を節約する
Social SecurityのBusiness Services Onlineを使用して、W2の電子版を作成および/またはアップロードすることができます。これは従業員用に印刷することもできます。あなたが中小企業を経営しているならば、これはあなた自身の会計システムを通してW2sをまとめることまたは手動でそれらをすることへの代替手段を表します。 SSAサイトには登録が必要です。オンラインでドキュメントを作成するには、128ビットの暗号化とCookieを有効にしたWeb対応ブラウザ、およびAdobe Acrobat Readerが必要です。
