議事録は、非営利団体、政府機関、社会、および企業にとって不可欠な法的文書です。彼らは意思決定プロセスの記録を提供します。議事録は口述とは異なります。彼らは会議で何が起こったのかについての逐語的な筆記録ではありません。代わりに、彼らは誰が参加したか、何が議論されたか、どんな投票が行われたか、そして何が決定されたかの記録です。議事録は数年間保管されます。
正確な議事録を記録する準備をする
会議の議題を確認します。これにより、メモをとる必要がある重要な議題項目について計画することができます。また、参加者数を予想することもできます。
出席者シートをドラフトします。これは、会議のタイトルと日付が上部にいくつかの番号付きの行がある一枚の紙と同じくらい簡単です。参加者が署名するために、会議の開始時にこれを配布します。
記録装置が正しく機能していることを確認してください。あなたはラップトップで、またはペンと紙で、または会議を記録することによって会議のメモを取ることを選択することができます。会議が機密情報を扱う場合は、議長と録音について話し合い、議事録の正確性を確保するためだけに録音を使用する意図を説明します。
レコードの会議議事録を作成する
会議中にメモを取ります。各議論の主題に焦点を当て、解説を省きます。例えば、新しい建物のための資金配分が議論されたことに注意してください、しかし、「議論が感情的で熱いものだった」ことに注意しないでください。誰がそれぞれの申し立てを提案し、何が解決されたかに注意してください。
公式会議議事録となる文書を作成します。前回の会議の議事録と同じ形式にする必要があります。 6つのセクションを使用することを検討してください。発注への呼びかけ、ロールコール、最後の会議議事録の承認、未解決の問題、新規事業および延期。それぞれの下に、議論や活動の簡潔で中立的な要約を記載してください。投票数があった場合は、集計を含めます。投票がカウントされなかった場合は、申立てが「運ばれた」または「失敗した」とだけ述べます。議事録を承認する予定の議長と議長として、議事録に自分で署名するスペースを作成します。
会議の1週間以内に議員に理事会に議事録を回覧し、 - 会議が公にされている場合 - 公の記録としてそれらを提出します。必要に応じて変更および修正を加えます。説明が必要な場合は、自分のメモを参照するか、会議の記録を参照してください。
会議の議事録を会社のファイルに保存する
議事録を過去の会議の議事録と一緒に提出してください。議事録は、委員会または理事会によって編成されたバインダーに、時系列順に保管することができます。議事録は合法的な記録なので、本社に保管してください。
この記録を保存するのが組織の方針でない限り、会議で作成した記録を削除します。議事録が決まったら、通常このバックアップを保存する必要はありません。また、その内容は機密情報または機密情報である可能性があります。
次の会議の開始時に会議議事録をコピーして配布します。これらはビジネスの最初のポイントとして承認されます。
ヒント
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必要に応じて会議テンプレートを確認します。議事録の保存期間を調べるか、「Meeting Minutes Templates」をオンラインで検索します。
