トーストマスターズの会議では、参加者は協力的で親しみやすい環境で人前で話すテクニックやリーダーシップスキルを練習することができます。トーストマスターの全体的な役割は、会議の計画と指示、他のメンバーとの調整、会議の円滑かつ効率的な運営を確実にすることです。トーストマスターは司会者としても機能し、講演者や他の参加者を紹介します。トーストマスターの役割を演じることで、他の指導者としての役割を果たしながら蓄積したスキルを使う機会が得られます。
会議の前に
会議用の詳細なプログラムを作成します。会議の議題と会議に参加する予定の参加者に精通してください。
事前に役割を予定されているメンバーに連絡してください。これによって出席が確認されるだけでなく、メンバーが突然欠席したことを事前に通知することもできるため、必要に応じて別のメンバーに連絡して記入することができます。
予定されている講演者にインタビューを行い、出席を確認します。音声の種類、音声の長さ、タイトル、その他の重要な情報に関する情報を収集します。いずれかのスピーカーが通常よりも長いスピーチを提示している場合、会議をスケジュールどおりに保つために、テーブルトピックマスターによってスピーカーの数を減らすことができます。
会議の前に議題を準備しておいてください。参加者間で配布するために十分なコピーが利用可能であることを確認してください。
早く会議に行きなさい。参加者全員が出席し、会議を開催する準備ができていることを確認できるだけでなく、万一の場合は、最新の詳細情報にも気を配ることができます。
会議中
部屋の前の席に着きます。これにより、電話をかけたときに講師にすばやくアクセスできます。
会長があなたを紹介した後、会議を主催します。トーストマスターとして、スピーカー、テーブルトピックマスター、一般評価者などの他の参加者にコントロールを渡す場合を除いて、あなたはミーティングをコントロールできます。また、会議のテーマの発表、参加者の紹介、終了後の参加者からの会議の管理などのタスクも実行します。
会議の進行中は、時間に気をつけてください。すべてのスピーチがタイムキーパーの時間内に行われたことを確認し、会議がスケジュールどおりに行われるように必要な調整を行います。
