「月曜日の朝、私の机の上でその報告を最初にお願いします。」 怒っている上司は、映画、テレビ番組、本、そしておそらく数少ない本物のビジネス環境で彼の揺れている部下に叫びます。レポートを作成するというアイデアに怯えているのではなく、あなたの仕事を紹介する機会としてそれを歓迎してください。ビジネスレポートは、複雑な点、問題、または研究を明確かつ簡潔に説明することが多いため、重要な文書です。彼らは公式であるため、報告はコマンド注目を集める。そして、あなたがレポートを書いているので、あなたはそれに何を入れるべきか決めるべきです。
事業報告とは
有形の文書 Businessdictionary.comは、 報告書 「その場で、定期的に、定期的に、または必要に応じて作成された、ナラティブ、グラフィック、または表形式で編成された情報を含む文書」として。
事業報告が文書であるという事実は、その重要性を強調するだけです。四半期中、発表中および発表後に取得した資産に関する報告を会議の予定表に載せることもできますが、参照する事業報告があり、また出席者にコピーを配布することもできます。あなたが学校でしなければならなかったという恐ろしい本の報告を覚えていますか？本を読むことが最初のステップでした、それからあなたはあなたが読んだものの概要を書く必要がありました。時々、あなたはクラス全体にあなたの報告を提示しなければならなかったことさえありました。しかし、あなたを助けるために、あなたは参照するためにあなたの手に具体的な報告書を持っていました。それがレポートの重要性です。
間に合ったスナップショット。 事業報告書は、事業の特定の側面に関する事実と統計をまとめたものです。それは通常、時間内のスナップショットで、一定期間を報告します。たとえば、年次報告書は重要な財務データとその年の財務スナップショットを提供する出来事をカバーし、四半期報告書はその年の特定の四半期をカバーします。
種類や目的にかかわらず、ほとんどのレポートは特定の期間を対象としています。財務報告は特定の期間を対象としています。会社の財務は、年ごと、月ごとに異なります。利用可能な製品に関するレポートでさえも、新しい製品が導入され、古いものは製造中止になっているため、一定期間内にのみ正確です。
正式または非公式 その目的と誰がそれを見ることになるかによって、報告書は正式なものでも非公式のものでもよい。正式な報告書は、上司、上級管理職、顧客、潜在的顧客または投資家、さらには一般大衆によっても見られ、見直されるものです。すべての報告書と同様に、誤字やつづりの間違いもなく、わかりやすく正確に記載されている必要があります。
非公式の報告はそれほど重要ではありません。払い戻しを受けるには、経費報告書を完成させる必要がある従業員にとって、最も重要なことです。通常、これらのレポートには、説明、日付、および会社のフォームに入力された金額が含まれています。従業員がレポートを完全かつ期日までに完成させないと、最近の出張で支払った航空券、タクシー、顧客の食事代に払い戻されない可能性があります。
他の名前で報告します。 ほとんどではないにしても、多くのビジネスレポートはレポートとも呼ばれません。それらは、損益、損益計算書、貸借対照表のような他の財務諸表などの計算書です。または、予算の概説や売上予測などです。
ビジネスレポートを使用する理由
優れた報告書を作成するには、その報告書が何に使用されるのかを理解するのに役立ちます。
まとめる。 レポートは、複雑なアイデア、プロセス、または会社の財務状況を明確でわかりやすい方法で説明するのに役立ちます。蓄積された月のデータ、または何年もの研究は、短いレポートに要約されるかもしれません。もちろん、それは調査で明らかにされたすべての詳細を持っていないかもしれません、しかしレポートはレポートを読む人に調査またはデータの簡潔な要約を与えるでしょう。
簡素化する。 あなたのレポートをレビューする人々は、その背後にあるすべてのデータと研究を評価する時間、欲望、またはスキルを持っていないかもしれません。いずれにせよ、彼らには自分の仕事があります。あなたの報告は彼らに彼らが知る必要があるものを与えます。
明らかにする。 10人の人々があなたが集めたすべてのデータと研究結果を読んだりレビューしたりすると、彼らはさまざまな異なる結論に達するでしょう。あなたは彼らにすべて同じデータを与えているのであなたのレポートはそれらがすべて同じ視点から操作していることを保証します。
説得する。 あなたの会社が投資家を説得して、新しいアイデアに資金を提供するための資金を投入したいとしましょう。あなたの報告は投資家と共有される事業計画に含まれます。他の従業員は、会社の損益計算書やその他の財務状況報告書を編集しますが、あなたの報告書は、未開拓市場がどこにあると考えているか、そしてそれらが生み出すことができる売上高を概説する売上予測です。財務諸表は重要ですが、あなたの報告書は、垣根を越えた投資家が参加するかどうかを説得できるものです。
ポイントを証明する ビジネスレポートは、サイズを縮小するかどうかなど、レイオフを伴う可能性があるなど、厳しい決断を下さなければならない場合によく使用されます。誰もその方向に進みたがっているわけではありませんが、レポートがその前にあるとき、給与のような経費と比較して収益が着実に減少していることを示しているとき、何をする必要があるかは明らかです。あるいは、ポジティブな面では、企業がエキサイティングな新しい方向へと拡大する立場にあるかどうかをレポートで示すことができます。
問題を解決する。 あなたは、実行可能な解決策にたどり着かずに問題の議論があちこちで行われるミーティングにいました。しかし、あなたがあなたのレポートを大きな映写スクリーンで共有するならば、誰もが同じ問題を同時に見ています。実際の状況を示す表やグラフを使って、具体的な文書を表示することで、全員が同じ資料をまとめて分析し、一緒に解決策を見つけることができます。
事業報告の種類
特にあなたがあなた自身のカスタマイズされたレポートを書き、あなたが望むようにそれにタイトルを付けることができるので、書くことができるビジネスレポートは無限にあります。ただし、一般に、事業報告は4つのカテゴリに分類されます。説明、分析、進捗、および法的です。もちろん、それらは重複することができ、また重複します。たとえば、進捗レポートも説明的なものになります。しかし、その主な目的は、状況について最新情報を提供することです。
説明レポート 一部の事業報告は、誰もが理解できるように状況やトピックを説明するために書かれています。たとえば、自分が行った研究を説明するための説明レポートを書くことができます。あなたがあなたの研究の結果を示すテーブルを提示するだけであるならば、あなたは当然研究の理由、あなたの方法論、サンプルサイズなどについての質問であふれているでしょう。そのため、単なる結果の表ではなく、電話調査や郵送調査の使用、一定期間にわたるデータの追跡、方法論など、調査を行った理由とその進め方について簡単に説明することから始めます。次に、結果を明確にする表、図、またはその他の方法を使用して、研究の結果を説明します。それからあなたはいくつかの文章で調査結果を要約します。
分析レポート 。このタイプのレポートは、おそらく2つの状況または可能性を比較することによって分析を提供します。単に説明するのではなく、分析報告書は読者のために調査結果の分析の少なくともいくつかを行います。ダイアグラムやデータ表のように、分析レポートでビジュアルを使用してポイントを示すことができます。
進捗報告。 進捗レポートは、学校のレポートカードと同様に、現在の状況を示しています。彼らは研究や分析の山に基づいていません。それらは必要としている人々のための最新情報です。年次報告書、損益計算書などの財務諸表、およびある時点のスナップショットであるその他の報告書は、進捗報告書です。
法的報告 会社が法律により、編集、投稿、提出、または他の団体への送付を要求されているという報告はすべて、一種の法的報告です。訴訟やその他の法的問題から会社を保護するために、法的報告書が作成されることもあります。報告書が税務上の目的で編集されている場合、または証券取引委員会、裁判所、またはその他の公的機関によって要求されている場合、それは法的カテゴリに属します。
一般的なレポートの作成例
パーデュー大学のOnline Writing Lab（OWL）によると、ほとんどのビジネスレポートは普遍的なフォーマットを持っていません。あなたの会社があなたが書いているレポートのための好ましいフォーマットを持っているかどうか確認してください。そうでない場合は、自由に作成して構いません。ただし、OWLには、すべての基盤を確実にカバーし、できる限り最高のレポートを作成できるようにするための提案があります。
- 簡潔にしてください。
- あなたの聴衆を知っていて、彼らに手紙を書いてください。
- 見出しを使用して重要な点を強調表示します。
- あなたの最も重要な調査結果、議論またはポイントを最初に置いてください。
- あなたの結論を含めるか、それを読者に任せるかを決めます。
レポートの内容は、その目的と対象読者によって異なります。内部レポートの場合、オーディエンスはすでに会社について知っているので、その詳細については記入する必要はありません。ただし、公開レポート、または複数の読者を含むレポートは、会社に関するいくつかの背景情報から恩恵を受けます。
タイトル/タイトルページ すべての報告書は、それが明らかにするものを説明する明確なタイトルを必要とします。これは賢い場所ではありません。透明性が重要です。短い報告書または非公式の報告書の場合は、ページ上部の単純なタイトルの後に、該当する場合は日付を続けます。例えば：
2018年第1四半期の収益と費用の概要
正式レポートには、タイトル、日付、作成者を含むタイトルページが必要です。次に例を示します。
収入と費用のまとめ
2018年第1四半期
醸造元
（あなたの名前）
レポートが特定の個人またはグループ用に作成されている場合は、名前の後にそれを追加します。次に例を示します。
にとって
XYZ社
前書き。 あなたがそれが必要であると思うならば、短い歴史または会社についての適切な背景情報から始めてください。次に、この報告書が作成された理由を簡単に説明します。報告書が調査結果を提示している場合は、調査方法を簡単に説明してください。短いレポートでは、これはいくつかの文になります。正式な報告書にはページ全体が含まれることがあります。正式な報告書の中には、報告書の概要や概要を説明するエグゼクティブサマリーで始まるものがあります。これがすべての人が読んだものであれば、報告書を理解できるようになります。
目次。 長いレポートでは、セクションとビジュアルをページ番号とともにリストします。
レポートの本文 ここにあなたがあなたのデータ、あなたのレポートの最も重要なあるいは最も重要な情報を置くところです。テキストだけでなく、チャート、ダイアグラム、表、グラフなどのビジュアルを含めます。ビジュアルは、あなたが彼らに知ってほしいことを人々に示します、そして、彼らはあなたの読者の注意を引いているインタラクティブです。表、グラフ、その他の視覚的に実証できる文書は、あなたが報告していることの「証明」です。常に最も重要なデータから始めてください。
結果。 このセクションは任意選択であり、読者によります。あなたは彼らに結果の解釈方法を伝えたいですか、それともレポートにそれ自体を代弁させますか？****
結論 正式な報告書は、結果、それらが予想されたのか、あるいは驚きとして来たのか、そしてそれらが将来の決定にどのような影響を与えるのかを要約した結末を必要とします。
例外です。 年次報告および四半期報告は、より創造的な例です。特に、病院の年次報告書や四半期報告書など、ビジネスが一般大衆に手を差し伸べている場合、最新の情報は、命を救った説得力のあるストーリーや最先端の技術を実行している従業員の説得力のあるストーリーを通じて伝えられます。最先端の研究に従事している従業員にインタビューしたり、新しいエキサイティングな製品を発明したりすることで、企業もこのように進捗を関連付けることができます。
結局、あなたがあなたのレポートを書く方法はあなた次第です。短くして、聴衆を心に留め、メッセージを明確に伝える情報を含めてください。汗かいていない。あなたはすぐにあなたの上司の机の上にそれを持っているでしょう。
