方針と手順を書くためのガイドライン

古い習慣を打破したり、新しい習慣を習得したりすることは、一部の人にとっては困難です。従業員が長い間同じルーティンを続けてきて、彼らが仕事の安全を妨げている、あるいは脅威でさえあると感じていることに不快感を抱いている場合、これは職場では困難になる可能性があります。変化に適応するという彼らの意欲は、書面による方針および手続きにおいて変化がどのように彼らに示されるかに大きく依存します。

変更が必要かどうかの判断

一般的な公理は、何かが壊れていなければ、修正する必要はないと示唆しています。しかし、職場では、「うまくいくから」という古いやり方に固執する停滞した環境が、パフォーマンスを向上させるのに役立つ可能性のあるアイデア、トレンド、および技術の進歩に遅れないと競争の背後にあることになります。これらの要素には、最先端の機器、マージ、アウトソーシング、さらにはリソースをより適切に管理するための縮小などの要素が含まれます。新しいポリシーや手順を提案する前に、これらが直接または間接的に会社にどのように役立つか、それらを既存の業務や考え方に完全に統合するのにかかる時間、提案された変更の費用および結果がどうなるかを評価することが重要です。会社は何もしません。

メッセージを配信する

オフィスセキュリティに関する新しいポリシーを導入する場合でも、新しい機器の操作方法に関するトレーニング教材を提供する場合でも、情報のパッケージ化方法と配布方法を決定するだけでなく、その有効性を測定する方法も決定する必要があります。たとえば、ポリシーの変更の場合は、メモ形式、電子メールによる送信、社内のWebサイトからのアクセスのいずれで、従業員が会社の最新情報やお知らせを定期的に確認するかを決定する必要があります。選択する方法は、オフィスの規模、問題の緊急性、および担当者が責任を取る能力によって異なります。手続き型ドキュメントの場合は、テキストのみ、グラフィック付きのテキスト、写真付きのテキストのどちらにするかを決定する必要があります。あなたが選ぶアプローチは、対象読者の知性と同様に課題と材料の複雑さに基づいているでしょう。新しい方針または手続きの成功の測定は、四半期ごとの増分に基づいて定量的または定性的になります。夜間に起こる急進的な変更とは対照的に、新しい規則がパイロットプログラムベースで試行されるか、または労働者を別のルーチンに徐々に楽にするために小さなセグメントに分割されるかもしれません。例：「ペーパーレスオフィス」への移行は、スキャン機器を操作することを学ぶ労働者から始まり、物理的に提出されるコピーの数を減らし、それからファイルキャビネットを完全に排除します。

結果

会社のイメージを磨くために "Casual Friday"がキャンセルされるという新しいポリシーを発表したとき、あなたが期待するのは、来週の金曜日に従業員がよりプロフェッショナルに見えるようになることです。それでも気まぐれにドレスアップしているのであれば、それは単に新しい方針が効力を帯びたことを忘れてしまった（時には習熟曲線が遅くなることがある）か、それを無視するという自分の意思による意思決定のどちらかです。あなたの書面による方針に、新しい規則がどのように実施されるのかについての言及が含まれていない場合、誰かにそれを真剣に受け止めさせるのは難しいでしょう。結果に関連する部分を起草する際には、（1）その分野が適切であること、（2）その分野が労働組合法に準拠していることを確認するために、人事担当の弁護士または弁護士と共に言語を検討することが重要です。 3）言語が明確で理解しやすい、（4）規律が合理的で、作業の流れを妨げないたとえば、従業員は「金曜日の服装規定に違反した人はすぐに変更のため帰宅する」と読んで喜んでいるかもしれません（とにかく1〜2時間仕事を休んだりした場合は特に）。