分譲マンション協会であろうと多国籍企業であろうと、議事録に集まることがグループの行動の法的根拠となります。収用、方針、購入 - 法人のあらゆる活動、非営利または営利 - は数分で記録されなければなりません。他の組織よりも非公式な組織もあります - 教会委員会で隣人がテーブルの上に運動をするように動いているのを聞いたことがないでしょうが - すべての組織は統治機関の決定に従って行動しなければなりません。議事録はそれらの行動の証明を提供し、彼らの意図を定義します。
準備して
前もって計画してください。会議の前に、議題とメンバーのリストまたは会議の参加者を手元に集めます。あなたのグループが慣習的にアジェンダを使って活動していない場合は、焦点を維持するためにそうすることを始めるよう奨励してください。業務を遂行するために必要なメンバー数を調べます。必要に応じて、数分以内にクォーラムの存在を確認できます。
あなたのノートに使用するテンプレートを作ります。日付、時間、場所のスペースと、出席者と欠席をチェックするためのメンバーのチェックリストを含めます。会議に一般の意見が含まれる場合は、氏名と各演説の課題を記入してください。 Meetingtemplates.comなどのいくつかのWebサイトでは、さまざまな種類の会議用の無料のテンプレートが提供されています。
会議で、日付、時刻、場所、出席者、定足数情報を記入します。誰が注文するように会議に電話したかと時間に注意してください。可能であれば、出席者に名前の登録を依頼してください。そうすれば、綴り方を尋ねる必要がなくなります。大規模な会員グループでは、参加チェックリストを再確認するためにサインアップシートを配布してください。
正確に実行する
それぞれの問題とそれぞれの行動を記録してください。申し立てを行ったメンバーの名前を必ず含めてください。第一の動きは一般に前回の会議の議事録に続いて委員会報告を受け入れることです。推奨事項とそれに対する対応策を含めます。最後の議事録に含めるために、委員会報告書を保存する。議論をまとめようとしないでください。
行動を紹介したり、動かしたり、あるいは他の方法で提唱したりする人々の名前に、それぞれの運動の正確な言い換えを書き留めておいてください。多くの組織は、動きを止めた人物も記録しています。言い直しや説明を求めることを躊躇しないでください - この公式記録はグループを特定の行動に拘束します。
組織のシステムに従って投票を記録します。少なくとも投票数が必要です。いくつかのグループはまた名前を追加し、各個人が投票した方法を記録します。
延期の時間と方法を記録します。あなたの名前に秘書記録係として署名しなさい。
フォロースルー
会議はあなたの心に新鮮である間、すぐに議事録を書く。報告書や展示品のリストとともに、1日か2日以内に承認を得るためにリーダーに連絡してください。
電子メール、ファーストクラスメール、Microsoft OneNoteなどの共有アプリ、またはGoogle Driveなどのクラウドプログラムで、リクエストしたメンバーや出席者に議事録を送信します。
正式なコピーを作成し、永久的な記録のためにオリジナルの報告書と展示物を添付してください。
ヒント
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会議のメモを抽象的なテンプレートに合わせるのではなく、組織のニーズに合わせてテンプレートを完成させるようにしてください。多くのビジネステンプレートは、組織的な会議や公開の会議には非公式すぎるものです。
組織内でのRobertの秩序規則の使用を奨励してください。これは、正式および非公式の会議に適応できる広く使用されている形式です。
