あなたのホテルグループ履歴書が正確であることを確認する方法

ホテルでの会議を計画するときは、請求されないように、営業部がグループのニーズを正しく捉えていることを確認してください。ホテルに連絡すると、会議の履歴書が作成され、他の部署と共有して、ホテルで必要なものがすべて提供されます。団体履歴書とは、ホテルでのミーティングの目的、参加人数、就寝室の数、必要な駐車スペース、ケータリング、その他ホテルが提供する機能上のニーズを含む、組織の目的を含むプロフィールです。このプロファイルは、イベントの約14日前に作成する必要があるため、タイムラインを適切に合わせてください。

会議に必要なものすべてを書き出し、ホテルのセールス担当者に提供して、ホテルに必要なリソースがあることを確認します。食事、スナック、駐車スペース、小会議室、および夜間の部屋は、販売担当者と共有する必要がある品目の例です。これは彼に会議のあなたのビジョンとそれが円滑に行われるようにすることにおけるホテルの役割についての予備的な考えを与えるでしょう。彼はあなたがこの情報を捕らえるために記入するための標準的なフォームを提供するかもしれません。

ホテルのセールス担当者が会議のニーズをスタッフに知らせるために必要なタイムラインに関して、参加者の会議登録の期限を作成します。割引登録料やカンファレンスの特典など、早期登録を奨励するためにインセンティブを使用する。参加者がホテルで利用できるものを確実に知っていることを確認し、あなたのフォームに追加のアクティビティの登録を含めることを検討してください。ホテルがそれらを提供するためのリソースを持っていて、それらがあなたのミーティングの範囲を満たすならば、スパトリートメント、非ミーティングディナーおよび遠足活動はあなたが含むことができる項目です。

最終締切日を過ぎたら、販売担当者と連絡を取り、参加人数とホテルで必要な人数を確認します。追加の電話番号は、参加を希望しているが現地で登録を希望する潜在的な参加者からの連絡や、現地での登録の履歴番号を基にしてください。

会議の2週間前に、グループの履歴書の確認を依頼します。この時間までに、グループの履歴書が作成され、ホテルの他のユーザーと共有できるようになります。営業担当者によってキャプチャされた番号とアクティビティが、会議で計画されている自分の番号とアクティビティと一致していることを確認します。確認しているすべての広告申込情報を確実に理解するように質問してください。矛盾がある場合は、直ちに販売担当者に連絡してください。

ホテルからの請求書を確認し、会議が終了したら、グループの履歴書で確認した情報および組織の登録情報と照合します。不正確さや過充電を確認してください。見つかった場合は、セールス担当者とセールスマネージャーに連絡して、問題を修正できるようにしてください。