「内部メモ」という語句は「内部メモ」の略です。内部メモは、情報を広め、会社、部署、またはチーム内の人々に大量の要求をするために使用されます。内部メモは問題に注意を向け、組織内の無数の他の有用な機能の中で問題を解決します。
ヒント
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内部メモを書くときは、それを単純にしてその点に直行してください。
なぜあなたは内部メモを書くべきですか？
内部メモは、組織内の多くの人々に迅速かつ効率的に連絡をとるための効果的な方法です。メモを使えば、次のことを簡単に行うことができます。
- 主題を明確化または分析する
- 推薦をしなさい。
- 通知を設定します。
- 指示を与える。
- 資料を送信します。
- 発表する
- レポートを発行してください。
- 貢献を求めなさい。
- 承認を要求します。
効果的な内部メモへの鍵はそれを簡単に保つことです。あなたのメッセージは簡潔でメッセージを明確に伝える複雑でない形式で配信されるべきです。社内の備忘録のサンプルでは、カフェテリアの昼食に関する全社的な調査の結果と、新しく改善されたメニューを送信することができます。
内部メモをどのようにフォーマットしますか。
メモテンプレートをすばやくWordで作成するか、内部のメモのサンプルをオンラインで見つけることができます。内部メモの見出しには、4つの重要な要素があります。 1つ目は、メモの受信者で、先頭に「TO」が付きます。2つ目は、メモのソースで、先頭に「FROM」が付きます。3つ目は、日付で、先頭に「DATE」と、4つ目の要素は件名です。 「SUBJECT」で始まるメモの
あなたは受信者の適切なタイトルと名前を使うべきです。たとえば、Tom Maxwellが議長である場合、彼は「議長のTom Maxwell」としてリストされます。名前が多すぎる場合は、簡潔にするために「All Staff」または「Department Heads」を使用できます。また、メモの出所として自分自身を識別する必要があります。あなたの名前と肩書きは見出し「FROM」に従います。メモの最後にサインオフする必要はありませんが、認証の形式としてあなたのイニシャルをあなたの名前の横に追加することができます。
メモの主題はその内容を説明するものであるべきです。 「ポリシー」のような一般的な用語を使用するのではなく、「2018年6月1日から有効な新しいポリシー」などの短いフレーズを書く必要があります。
内部メモのメッセージをどのように書きますか？
Wordのメモテンプレートを使用すると、書式設定に関するアドバイスを得ることができますが、コンテンツに関するアドバイスは得られません。原則として常に簡潔にしてください。あなたの内部メモはメモの目的を概説する一段落の紹介を持つべきです。それからあなたはメモを促したものを説明するべきです。受取人が知っておくべきこととメモに対応してとる必要がある行動にだけ焦点を合わせてください。まだ何を書くべきかわからない？下記のこの内部メモのサンプルに従ってください。
日付：2018年12月1日
投稿者：マリアルーベン
宛先：スタッフ
日時：2019年1月1日から有効な新しい時間
このメモの目的は、会社のジムの時間がシフトしていることをスタッフに警告することです。多数の従業員からの依頼を受けて、私たちは新しい開発プロジェクトに時間をかけて残業する可能性がある人たちのために、通常の営業時間を超えて時間を延長することにしました。ジムは午前6時から午後11時まで営業しています。質問や意見がありましたら教えてください。
マリアルーベン
人事部長
メモは必ず丁寧なメモで書き留め、必要に応じて手助けをしてください。内部のメモを簡単な要約で終えて、要点を繰り返して、行動を起こすための呼びかけで閉じます。
メモが良いニュースでも悪いニュースでも、常に丁寧で正確に、そしてそれを必要としているかもしれない勤勉な従業員に援助を提供するのが最善です。書式設定や言葉遣いに苦しんでいる場合は、Word用のオンラインメモテンプレートをいくつか試してみてください。
