企業が最初にコンピュータを大量に使用し始めたとき、専門家たちは「ペーパーレス社会」の到来を予告しました。コンピュータ革命はまだその特定の約束を果たすために行く方法を持っています。それにもかかわらず、伝統的には紙ベースのプロセス - ビジネスでも個人でも - はよりコンピュータ化された形式へ、そしていくつかの非常に良い理由で移行し続けています。
書類
コンピュータは、ドキュメントの作成と編集を非常に簡単かつ柔軟にしました。タイプライターとは対照的に、コンピュータ化されたワープロプログラムは、ドキュメントのスタイル、書体、およびフォーマットのほぼ無限の選択肢を提供します。タイプミスは、修正液や修正テープを必要とせずに画面上で簡単に修正できます。テキストの全ブロックは、再入力することなく、ある文書から別の文書に簡単にコピーできます。写真やその他のグラフィックは、ほとんど手間をかけずにドキュメントに含めることができます。
共有する
コンピュータ化されたシステムと文書を共有するのは簡単です。文書の物理的なコピーを作成し、それを受信者に郵送またはファックスする必要はありません。コンピュータ化されたシステム内のファイル上の文書は、それらの文書を自分のコンピュータ画面上に表示させることによって、そのシステムにアクセスできる他の誰とでも共有することができる。文書を受信者に送信されたEメールに添付するだけで、文書を社外で共有できます。
ファイリング
出願の目的は、文書を保管することだけでなく、それらを簡単にアクセスできるようにすることです。単純なファイリングキャビネットでは不可能だったという点で、コンピュータはこの点で優れています。コンピュータ化されたシステムに提出された文書は、コンピュータのファイル制御システムによって自動的に索引付けされます。これらのインデックスは、ドキュメントが移動または編集される頻度に関係なく、システムによって自動的に更新され維持されます。コンピュータに特定の単語やフレーズを検索させることで、ドキュメントを見つけることもできます。さらに、コンピュータ化されたファイリングシステムは、物理的なファイリングキャビネットに必要なスペースのごく一部に膨大な数の文書を格納できます。
機能性
単なる静的紙文書の電子的表現であることとはかけ離れて、電子文書は真にインタラクティブな実体になり得る。たとえば、記入フォームの電子版では、リアルタイムのエラーチェックと検証を使用して、ドキュメントに直接データを入力できます。計算と機能はドキュメントに直接組み込むことができます。たとえば、既存の顧客は、コンピュータの顧客データベースファイルを使用してユーザーがファイル内のすべての顧客のリストから顧客の名前を選択できるようにすることで、電子文書にリストすることができます。文書に組み込まれたロジックは、住所、顧客の会計番号、その他の必要なデータなど、顧客の情報を文書に自動的に転送します。
安全性
会社のファイルの物理的な安全性は最も重要です。ファイルは物理的な損傷や破壊から保護する必要があります。権限のない担当者によるファイルへのアクセスも防止する必要があります。コンピュータ化されたファイリングシステムはこれらの作業を単純化します。コンピュータ化されたファイルのコピーは、ネットワーク内の複数のコンピュータプラットフォームまたはオフサイトの物理的記憶のための取り外し可能なデータ媒体の両方において、様々な場所に容易に作成および格納することができる。コンピュータシステム内のファイルを暗号化して、ファイルを表示する権限を許可されていないユーザーが読めないようにすることもできます。
