プロジェクトスケジュールを作成する方法

プロジェクトスケジュールは、プロジェクトの3つの主要な要素の1つである時間に直接対応しています。プロジェクトスケジュールの目的は、プロジェクト活動の開始日と終了日を概説することです。プロジェクトスケジュールは重要な要素です。プロジェクトの要素が変わると、プロジェクトのスケジュールも変わります。ただし、多くのプロジェクトと同様に、元のプロジェクトスケジュールは、スケジュールが拡大および縮小するときにベースラインと呼ばれます。

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プロジェクトスコープステートメント
プロジェクト管理計画

プロジェクトの有効範囲ステートメントに記載されている情報を組み込みます。この文書では、プロジェクトスケジュールの策定に影響を与える可能性がある制約事項およびその他の要因について説明します。例としては、プロジェクトの目的、成果物、仕様などがあります。たとえば、プロジェクトで新しいブランドのワインを作成する必要があり、ワインを瓶詰めする前の1年間オーク製の樽に入れなければならない場合、この情報はプロジェクトスケジュールの作成に直接影響します。

プロジェクトスケジュールを作成するときに、日付に左右される要件を考慮に入れてください。多くの場合、内的なプレッシャーであろうと外部からのプレースであろうと、プロジェクトマネージャは厳格で迅速な制約を考慮に入れなければなりません。たとえば、プロジェクトが予算内に収まるようにするには、プロジェクトマネージャは税務上、暦年の終わりまでにプロジェクトを完了する必要があります。税金計算の日付は連邦政府によって課され、プロジェクトスケジュールの作成に含める必要があります。

プロジェクトスケジュールの作成時には、プロジェクト管理計画の内容を考慮に入れてください。プロジェクト管理計画は、スケジュール管理計画、原価管理計画、プロジェクト範囲管理計画およびリスク管理計画から構成されています。

プロジェクト管理協会は、上記の計画を次のように定義しています。スケジュール管理計画は、プロジェクトスケジュールを開発し管理するための基準と活動を確立します。原価管理計画では、フォーマットを設定し、プロジェクト原価の計画、構成、管理のための活動と基準を設定します。プロジェクト範囲管理計画は、プロジェクト範囲がどのように定義され、開発され、そして検証されるのか、そして作業分解構造がどのように作成されそして定義されるのかを記述する。リスク管理計画は、プロジェクトのリスク管理がどのように構成され、プロジェクトに対して実行されるかを記述したものです。

上記の情報を使用して、プロジェクトマネージャは、プロジェクト期間中に何を期待するかについての現実的な見解を示すスケジュールを作成することができます。

WBS（作業分類図）を作成します。この文書は、プロジェクトの目標と成果を達成するためにプロジェクトチームが達成するべき階層的な作業の一覧です。 WBSは、プロジェクトマネージャが何をする必要があるのかの詳細を見ることができる場所です。 WBSのさらに下の方には、「作業パッケージ」と呼ばれるものがあり、これは単に達成する必要がある詳細なタスクのグループです。 WBSで重要な点は、プロジェクトマネージャがスケジュールに関連して、どの作業パッケージをいつ完成させる必要があるか、またあるパッケージが他のパッケージにどのような影響を与えるかを確認できるところです。

ヒント

プロジェクトのスケジュールをチームメンバー、特にプロジェクトのスポンサー、およびCEO、選出された役員、およびプロジェクトを遅らせる可能性のある人など、プロジェクトにとって危険なものに伝えます。

交渉不可能な即時日を特定し、それらに基づいてプロジェクトスケジュールを作成します。これはプロジェクトマネージャに時間の課題についての良い考えを与えるだけでなく、そのような不変の制約がある場合、プロジェクトマネージャはプロジェクト範囲の変更を促すか、それを間に合わせるために追加のリソースを要求する必要があります。

プロジェクトマネージャは、鉛筆と紙でプロジェクトスケジュールを作成することは確かにできますが、ソフトウェアを使用してこのプロセスを自動化することには、十分に注意する必要があります。無料から数百ドルまで、さまざまなプログラムが用意されています。