ファイリングおよび分類システムは、3つの主なタイプに分類されます。アルファベット順、数字、および英数字です。これらの種類の出願システムのそれぞれは、ファイルされ分類されている情報に応じて、長所と短所があります。さらに、ファイリングシステムの各タイプをサブグループに分けることができます。効果的な出願分類システムは、関連する情報に対して最も論理的で実用的で柔軟なタイプのシステムを使用します。
アルファベット順の局所ファイリングシステム
アルファベット順のトピックシステムはトピックに従って情報を分類し、そしてトピックラベルをアルファベット順にファイルします。このシステムでは、関連トピックはまとめられていません。通常、このタイプのシステムは、少量の情報が関係している場合に最適です。このタイプのファイリングおよび分類システムは「辞書」システムとも呼ばれます。個人名の提出時には、姓がプライマリソーターとして使用され、姓は同一の姓の場合にのみ使用されます。
アルファベット順百科事典ファイリングシステム
「百科事典」ファイリングおよび分類システムでは、情報は最初に一般的なカテゴリーによって分類され、サブカテゴリーはアルファベット順に配置されます。このタイプのファイリングシステムは、システムのユーザーが特定のファイルの名前を見つけるためにそれを覚えておく必要がないため、大量の情報を処理するのに特に便利です。代わりに、彼らは一般的なカテゴリを探すことから始めて、必要な特定のファイルを見つけるためにそのカテゴリ内を検索することができます。
アルファベット順地理ファイリングシステム
百科事典の出願および分類システムのサブセットは、アルファベット順の地理的出願システムです。地理的システムでは、主なカテゴリは場所によって分類されます。国から都市、現場事務所まで、任意のサイズまたは種類の場所を使用できます。このタイプのシステムのユーザーは、検索に関連する地理的領域を選択してから、そのトピック内でアルファベット順に検索して、探している特定の情報を見つけます。
ストレート数値ファイリングシステム
一般的な数字のファイリングおよび分類システムは非常に簡単に使用できます。これは、一般的に1から始まり、各ファイルに後続の番号を付けるためです。ただし、この種のシステムでは、ユーザーが目的のファイルを見つけるために索引が必要になることが多く、使用頻度の高いファイルは同じ数値領域で混雑する可能性があるため、使用が制限されています。
二重数値ファイリングシステム
二重数値ファイリングシステムでは、ファイルには数組の数字を含む数字ラベルが付けられています。このタイプのファイリングシステムは大量のデータを扱うことができます。数字の異なるセットは、ファイリングと分類の百科事典システムに平行して、主要なカテゴリーとサブカテゴリーに対応することができます。このようなシステムの1つの欠点は、各グループ化された数字が何を参照しているのかを理解するためにインデックスが必要なことです。よく知られているタイプの二重数値システムはDewey Decimalシステムです。これは、ほとんどのライブラリでコレクションのカタログ化に使用されています。
年代順ファイリングシステム
数値ファイリングシステムのもう1つのサブカテゴリは、ファイルを日付順に並べた年表システムです。通常、ファイルはまず年、次に月、そして日の順にグループ化されます。電子メールリストなどの対応ファイルは通常、この方法で編成され、最新のデータが最初にリストされます。
英数字ファイリングシステム
英数字のファイリングシステムでは、情報は百科事典のシステムではカテゴリによって分類されますが、カテゴリを表すために文字と数字の両方を使用します。文字と数字の両方を使用すると、数字だけを使用する場合よりもはるかに広い分野の分野が可能になります。したがって、英数字による米国議会図書館のファイリングおよび分類システムでは、10の主要カテゴリに限定されるDewey Decimalシステムよりも多くのカテゴリを使用できます。
