現金ベースではない多くの企業は、売掛金を帳簿に入れています。これらは顧客が会社に負う金額であり、通常損益計算書で収益として認識されます。このプロセスはやりがいのある作業であり、多くの場合、顧客のアカウントに簡単には適用できない金銭を受け取ります。この分野の手順では、この作業をより合理化し、時間がかからないようにするための技法を指定します。
手順1：資金を入金する
売掛金管理システムで顧客と識別できない場合でも、すべての小切手と受け取った現金を入金します。クレジットカードによる支払いも迅速に処理します。あなたは状況を文書化するために身元不明の小切手に関して預金伝票にメモをすることができます。入金伝票のコピーは通常オンラインで入手できますが、入金明細は入手できません。すぐに識別できないアイテムのコピーを作成し、受け取り日までにファイルしてください。
手順2：調査
最も古いアイテムを含むファイルを選び、それらに最初に取り組みます。システム内で類似の名前を見つけるようにしてください。顧客名のスペルが間違っている可能性があります。支払い金額または支払いに関する別の特定の詳細に一致するすべての未処理請求書を検索できます。あなたが同じ顧客から別の小切手を受け取った場合、あなたが識別問題であなたの時間を無駄にする必要がないように、いくつかの経理部門は解決された未確認のアイテムに関するファイルを持っています。
手順3：営業部への連絡
販売部門の従業員に連絡して、システムで一致させることができない支払いについて問い合わせてください。売掛金は営業部門で発生しているため、営業担当者は販売を覚えており、有用な情報を提供できる可能性があります。まだ認識されていない販売に対する前払いのためのお金である可能性があります。その場合は、販売部門がシステムに売掛金を作成する必要があります。販売部門と関係のない販売に対して資金が受け取られたことがわかった場合は、関係部門と経理部長に連絡してください。
手順4：特定のアカウント
未確認の売掛金に使用する特定の総勘定元帳勘定を作成します。この口座は、多くの場合、クレジット残高のある負債として作成されています。あなたが未知の支払いを受け取ったとき、あなたは現金を引き落としそして未確認の売掛金勘定にクレジットをつける。どの顧客にお金を適用するかを特定したら、仕訳入力を取り消してデータを売掛金モジュールに入力できます。あるいは、クレジットメモを使用して売掛金を貸方に記入し、負債をゼロにすることもできます。
手順5：顧客に連絡する
営業部門内に売掛金が見つからない場合、次のステップは顧客に連絡して販売に関する詳細を取得することです。時々、中小企業の所有者は彼自身の名前を販売のために使うかもしれませんが、どの小切手とも一致することができないビジネス小切手で支払います。電話番号がチェックされていない場合は、インターネットを使用して連絡先情報を探す必要があります。できるだけ多くの情報を提供できるように、顧客と話すときは必ず小切手または小切手のコピーを目の前に置いてください。
手順6：新しい売掛金
妥当な時間が経ってもまだシステムに顧客が見つからない場合は、システムに新しい売掛金を作成する許可をコントローラーに依頼し、状況についてのメモを追加して、この新しいアカウントにチェックを適用してください。小切手の金額によっては、1時間以上かけて適切な口座に資金を投入しようとしても意味がありません。これらのアイテムが多すぎる場合は、営業部門のスタッフに相談してこの問題の背後にあるものを特定し、修正してください。
