ビジネスのほとんどの人は日常的に電子メールの添付ファイルとして文書を送信します。ただし、郵送用のフォルダを作成することをお勧めします。ビジネス上の目的で文書を作成する際のあなたの目標は、相手方が必要とする情報を専門用語で含めることです。これは、その言葉が高尚であったり曖昧であったりするべきではないという意味ではありません。文書を読む人が十分に理解していない可能性がある場合は、本文を説明するために箇条書き情報のページを別に作成することを検討してください。
文書に必要なすべての情報を集めてください。他の人が読みやすいフォントサイズで文書内の明確な情報を与えます。フォントサイズと印刷スタイルを試して、優れた視覚的印象を作り出します。あなたがそれを送る前にあなたが信頼する誰かにその文書をレビューするよう依頼しなさい。
文書を受け取る個人の名前、役職、部署を記入してください。文書の著者名、Eメールアドレス、電話番号を記入してください。送付状の右上隅にこの種の情報を入力するか、この情報を下部に中央揃えします。
文書がどんな情報を提供するかを述べるエグゼクティブサマリーを書きなさい。たとえば、その文書が契約している仕事に対する入札であると述べます。エグゼクティブサマリーを半ページ以下に制限します。このセクションを、読者が文書で提供されている情報に関して何の手がかりもないかのように書いてください。要約は、文書を受け取る人が他の人と共有する必要があるかもしれないという情報を提供するべきです。
最初に最も重要な情報から始めて、話し合いたいプロジェクトに関する情報を提供します。読者の興味を引き、各段落を通してそれを保持するようにしてください。ビジネス文書は冗長すぎると退屈になる傾向があります。より興味深い方法で情報を表示するための小見出しを作成します。
あなたの言葉で絵を描きます。何が起こる必要があるかを記述する言語を使用することによってあなたがしようとしているポイントを読者が視覚化するのを助けます。
警告
読者の教育レベルに関するビジネス文書を書く。あなたが建設現場から汚れを運ぶために掘削会社を雇うことを計画するならば、科学的な説明ではなくその会社がその日常業務で利用するであろう言葉を使ってください。
