プロポーザルレターは、新しいクライアントを獲得し、新しいプロジェクトを開始し、ビジネスを成長させるための重要なツールとして役立ちます。レイアウトやデザインからドキュメントで使用されている言語まで、ビジネスリーダーはドキュメントの有効性を最大にするために、提案を意図する受信者に送信する前にその提案のすべての側面を考慮する必要があります。そのような手紙の開封が読者に全内容を通読させるのに重要であるのと同じように、提案レターの最後の数センテンスもまた特に重要です。受取人が潜在的に決定を下す前に読む最後の言葉です。 。
効果的な提案を書く
効果的な提案書を作成するには、まず、文書に含める予定のすべての関連情報を集めることから始めると便利です。これには、統計、予算、日付、定義、および会社の資格情報を含めることができます。また、アウトラインから始めることをお勧めします。アウトラインは、提案のさまざまなカテゴリを計画するのに役立つ執筆ツールです。
あなたの提案を紹介することは読者の興味を刺激するはずであり、あなたの会社についてのいくつかの基本的な情報と、それが問題の特定のタスクを実行する資格がある理由を含むでしょう。また、紹介文には提案のトピックの概要が含まれているため、受信者は読み上げる内容と読み続ける理由を理解できます。いくつかの提案はエグゼクティブサマリーから始まるかもしれません。それは提案の要点を要約する簡単な概要です。エグゼクティブサマリーは、時間が足りないが提案の内容を理解したい受信者に役立ちます。
提案の主なセクションはプロジェクトによって異なりますが、プロジェクトの予算または価格、プロジェクトの提案されたスケジュール、およびプロジェクトに関連するリスクについて説明するセクションが含まれる場合があります。また、プロジェクトを完了するために必要な資料、プロジェクトを完了するために必要な労働力または労働者の種類、およびプロジェクトによって生み出される予測収益または見込み客についても議論できます。
プロポーザルを書く際には、ドキュメントを特定のユーザーに合わせて調整することが重要です。使用する言語は、オーディエンスの専門知識、およびプロジェクトの技術的側面に関する熟知度によって異なります。
プロポーザルを読者に送信する前に、常に慎重に文書を編集し、つづりの間違い、文法上の誤り、および事実上の不正確さを取り除いてください。タイプミスやその他の間違いは、専門外と見なされ、提案が却下される可能性があります。
プロポーザルレターを閉じる
提案の結論は文書全体の重要な要素です。受取人が提案を読み終えたとき、最後の数センテンスかパラグラフは彼女の心に固執するべきです。効果的な結論は、取引を封印し、読者をあなたの会社と取引するように導くのに役立ちます。提案の他の部分も前進する承認を得るために重要ですが、提案が説得力があることを確認するために最後の数センテンスに余分な時間を費やすことは理にかなっています。
結論として、あなたがすでに書いたことを逐語的に繰り返さないように注意しながら、主要な概念を強調するために提案のトップレベルのポイントを要約することを検討してください。この最後の要約は、すべての要点を結び付ける分析または説明を提供するはずです。また、受講者に、長引く質問に答えるよう提案することや、後日アイデアをより深く議論することを提案することによって会話を続けることを奨励することもできます。たとえば、次のように書くことができます。「追加の質問がある場合は、お知らせください - 回答していただきます。」いくつかの効果的な提案書も行動の呼びかけで終わります。それは緊急性の感覚と受信者が提案を進める理由を作成することができます。行動を促す例としては、「私たちのチームに連絡して、このプロジェクトを今すぐ始めましょう」というものがあります。
