多くのプレスパッケージは、最終的にはごみ箱に入っていきます。これらのパッケージの中には、読者の興味を引かないものもありますが、まとめられていないものもあります。プレスパッケージを適切にフォーマットすると、情報が公開される可能性が高まります。パッケージを電子メールで送信すると、情報をすばやく入手できるだけでなく、資料を簡単に複製できるようになります。
プレスキットを送信するための目標を特定し、それらの目標を達成するのに役立つ可能性のあるニュース組織を調べます。編集者は余分な時間がほとんどないので、無駄にしないでください。オハイオ州の地元のニュースだけを掲載した小さな紙は、カリフォルニアのイベントのプレスキットには興味がありません。財政に焦点を当てているニュースステーションはロックコンサートについてのプレスキットに興味がありません。適切なメディアを見つけたら、可能であれば、インターネットを検索するか組織に電話をかけて、編集者の電子メールアドレスと名前を探します。編集者のEメールが利用できない場合は、一般のEメールを使用することができます。メディアアウトレットだけでなく、メディアアウトレットのスタイルにも慣れてください。プレスキットがメディア組織のスタイルに近いほど、優れています。
あなたが電子メールの件名にあなたが送っているものについての簡単な声明（3から10ワード）を書きなさい。可能であれば、その特定のメディアアウトレットがその情報に関心を持つ理由を示すようにしてください。たとえば、キットが地域に焦点を当てた紙に送られる場合は、イベントまたは事業の場所を件名に含めます。
その点を電子メールの本文にすぐに記入し、可能であれば、その要点をメディアのスタイルと興味に結び付けます。電子メールの本文に何を含めるかは、プレスキットに含まれるものによって異なります。メディアキットが単なるプレスリリースである場合は、リリースのテキストを電子メールの本文に含め、便宜上そのリリースを添付してください。プレスキットがイベントに関するパッケージである場合は、そのイベントが何であるか、それがいつで、何を添付しているのかという簡単な説明を書きます。プレスキットが地元企業向けのものである場合は、キットを送付する理由について簡単に説明してください。
プレスキットファイルを電子メールに添付してください。ただし、どのメディアフォーマットを送信しているかについては十分に注意してください。すべてのメディアアウトレットがあらゆる種類のファイルを開くことができるわけではないためです。一般に、PDF（Portable Document Format）はほぼ全員が開くことができ、ビューアソフトウェアは無料でダウンロードできます。また、PDFを使用すると、コンピュータの画面に表示されるものが、受信者に表示されるものであることを確認できます。ただし、さまざまなコンピュータによるフォーマットの変更は必要ありません。 RTF（Rich Text Format）も、非常に簡単に開くことができます。ただし、形式はRTFファイルには保存されず、グラフィックのある文書には最適ではありません。
複製用の写真は、高品質で再印刷するのに十分な大きさであることを確認してください。電子メールの送信速度を上げるために画像を圧縮しないでください。テキスト文書は1つのファイルにまとめることができますが、公開の対象となる写真は別のファイルとして添付する必要があります。これは、画像を文書から簡単に分離できないためです。 JPGファイル形式は多くの場合、画像に最適です。
Eメールの本文に戻ります。最後に、添付した文書とその理由を記入してください。ファイルが別の形式で利用できるかどうかも言及します。電子メールの最後に、連絡先情報をすべて記入してください。
Eメールを送信する前に、すべての側面を再確認してください。 Eメールアドレスが正しいこと、Eメールの本文にエラーがないこと、正しいファイルが添付されていることを確認してください。
