文書管理定義

文書管理機能は、さまざまな機能およびプロセスを通じて、組織内の文書の流れと保管を管理する責任があります。これには、Siliconfareast.comで概説されているように、ファイルの保守、および適切な配布および改訂手順の使用が含まれます。

図書館システム

文書管理機能は、適切な人員のアクセスが行われるが公式文書の所在が常にわかっているように、内部の図書館手続きを適切に維持する役割を果たします。

文書管理機能のもう一つの重要な活動は、すべての必要なファイルへの適切なアクセスを保証するための文書の保存とファイリングです。

文書管理機能には、正式に承認された文書が適切なプロセスと承認の文脈の中でのみ改訂されることを保証する責任もあります。これには、以前に承認された文書に追加の変更を加える前に、指定された署名を必要とする文書（またはプロジェクト）変更要求（DCR）のシステムが関係する場合があります。

文書管理要員はまた、文書をワープロやスキャンなどの活動のために適切な事務職員または秘書スタッフに割り当てることなどによって、効率的なワークフローを確実にすることを目的とした活動を実行する。

文書制御機能はまた、文書がワークフロープロセスを経てあまりにも長い時間を費やしたことを示す年齢リストの使用を介してなど、ワークフロープロセス全体を通してのタイムリーな文書の生成を追跡する。