多くの会社が、事務用品、ビジネス関連の食事、旅費などのさまざまな購入に対して、従業員にクレジットカードを発行しています。しかし、時には、従業員が会社のクレジットカードを悪用して、間違った種類の仕事関連の費用、またはさらに悪いことには現金払い、個人旅行、自宅関連費用などの個人的な使用のためにそれをスワイプすることがあります。従業員が会社の信用を不適切に使用したことが判明したら、他の従業員がそれに従わないように、または誤用が続くように迅速に行動します。
会社の信用記録を調べて、どの請求が不適切であるか、または会社に関連がないかを判断します。それらを強調表示し、財務部門と、必要であれば従業員の人事ファイルの両方のコピーを作成します。これは、カードの誤用の程度を把握するだけでなく、従業員と話すときに使用するための参照ポイントも提供します。
従業員と話す前に人事に相談してください。あなたが料金について従業員に尋ねるとき、彼らはあなたと一緒に部屋にいる必要があるでしょう。さらに、従業員がカードを個人的な用途に悪用したことを認めた場合、特に会社の規則に違反していることがわかった場合は、処理の進め方を説明できます。
従業員との会議をスケジュールします。カードを受け取ったときに、会社のガイドラインのコピーを受け取ったかどうかを尋ねます。これは、彼が会社のクレジット使用に関するポリシーを知っていたかどうかを示します。彼が請求に対して意図的であったかどうか、彼が請求に対して責任があるかどうか、またはこれが単に間違ったタイプの購入に間違ったカードを使用した場合であるかどうかを説明し、調べる機会を与えます。その行為が悪意のある意図的なものであれば、懲戒処分を取る必要があるかもしれません。規律の厳しさは彼の全体的な記録だけでなく、請求額、彼の軽蔑を認めることへの彼の意欲、および彼が示す後悔のレベルに左右されるべきです。刑事告発の提出など、あなたがその問題をさらに追求する必要がある場合は、彼の許可を得て会話を録音してください。
悪用のレベルに合った行動を開始します。それが単に意図しない誤用の問題である場合は、カードの使用に関するガイドラインを繰り返して、従業員にもう一度チャンスを与えてください。料金が意図的なものである場合は、会社のガイドラインを使用して最善の決定を行い、従業員の履歴と料金の性質を考慮に入れてください。起訴が数千にも及ぶ場合、それはほとんどの州で窃盗とみなされ、あなたは地元の警察に連絡して従業員に対する起訴を求めるしかないかもしれません。
クレジットカードの使用に関する研究所のより厳格なガイドライン。 Inside Indiana BusinessのWebサイトによると、毎月料金を確認し、不審に思われるものにはフラグを付けます。一定金額以上の請求をする前に、従業員が尋ねることを原則にしてください。従業員に配布するカードの数を制限して、会社のクレジットアカウントを維持するために、ビジネスのために物資を定期的に購入する必要がある人だけを許可します。
