内部統制は、意図的または意図的でないデータ入力の誤り、詐欺および盗難を防止するために働くチェックとバランスのシステムを提供します。強力な内部統制システムは、単一の従業員または従業員のグループが、キャッシュフロー、財務データ、在庫およびその他の事業資産に対する過度の統制または影響を維持しないようにする必要があります。できる限り職務を分離することは、ビジネスを保護するための最善の方法の1つです。
両立しない義務
職務を完全に分離することで、互換性のない機能、つまり1人以上の従業員が過失、詐欺、または盗難を犯したり隠したりする機会を提供するタスクや活動を分離できます。内部監査人協会は、資産の管理、承認および承認、ならびに記録および報告を、両立しない義務の3つの重要なカテゴリーとして特定しています。 IIAによると、ワークフローの責任は、誰もが金融資産および物理資産の会計処理へのアクセスと責任の両方を持つことを妨げるはずです。
盗難や詐欺を防ぐ
給与計算と購買は、職務の分離が必要な2つの分野です。給与管理部門では、従業員の個人情報や財務情報の収集と管理を担当する人が給与を処理しないようにすることで、幽霊の従業員 - 給与計算システムに記録されているがあなたの代わりに働かない人 - を防ぎます。注文入力と承認の義務を分けることにより、未承認の購入やベンダーの好意から守ります。
エラーを減らす
職務の分離は、収益に影響を与える意図しないエラーを減らすのに役立ちます。従業員のタイムカードと給与計算レポートを比較するなど、取引をレビューしてサポート文書と比較するためにチームリーダーまたはスーパーバイザーを任命することが一般的な例です。注文の入力と承認の義務が盗難や詐欺の事例から保護されるように、これらの義務を分離し、承認の責任を持つ人に合計を再確認するように要求することでも、データ入力エラーを減らすことができます。
中小企業の考慮事項
少数の従業員しかいない、または予算が厳しい中小企業は、常に完全な分離を達成することはできません。この場合、統制を緩和することが不可欠です。補完的統制は予防的ではなく「探偵的」ですが、それでも部門がリスク軽減の目的を達成しているという合理的な保証を提供することができます。たとえば、日次報告と週次報告の見直し、定期的な職務のローテーション、未発表の現物取引の実地確認や発表された実地棚卸の数え上げ、隔年の内部監査のスケジュールは、すべて優れた探偵管理策です。
