日本人とのビジネスミーティングを主催することは、他のビジネスミーティングとほとんど同じです。参加者を姓（姓）で参照します（日本語で話している場合は、敬称に - を付けて姓に従います）。事前に参加者に開始時間をよく知らせてください。コーヒー、紅茶、または水を選ぶ。時間通りに始める。話しているときに邪魔しないでください。話題を続けます。ユーモアの使用を避けます。直接の個人的な質問に備えてください。
準備
参加者全員にできるだけ早く開始時刻を通知し、日本人と外国人を問わずすべての人が会議の開始時刻を理解できるようにします。日本の文化は他人への配慮を重視しており、時間厳守は尊敬の印です。
可能であれば静かな場所を選択してください。多くの日本人は英語を話したり、英語を勉強したりしていますが、背景雑音があると会話を理解するのが難しくなります。静かな場所で会議を開催することで、快適なリスニング環境が確実になります。
飲み物の選択を提供しなさい。一般的な固定観念に反して、すべての日本人が日本茶を飲むわけではありません。特に外国人との商談ではそうではありません。可能であれば、参加者にコーヒー、紅茶、日本茶、水の選択肢を提供するのが最善です。
人々が論文をレイアウトするのに十分なテーブルスペースがあること、そして必要であれば電子辞書があることを確認してください。繰り返しますが、多くの日本人は英語を話しますが、時々、会議中に使用されている不明瞭な単語や未知の単語の意味を確認したい場合があります。
人が名刺を交換したり、お互いに非公式に自己紹介をするために、会議が開始されるまでの時間を見込んでください。名刺の交換は、日本のビジネスパーソンにとって重要かつ義務的な行為です。
会議を始める
会議が始まることを知らせ、人々が自分自身を組織し準備することを可能にします。
参加者を紹介します。会議を日本語で実施する場合は、日本語の導入スタイルを使用します。最初に組織、最初に姓、続いて「 - さん」と入力します。最後の名前参加者に自己紹介をさせることもできます。これは完全に受け入れられます、そして、英語であれば、日本人はグループの前に自分の英語能力を示すという挑戦を楽しむかもしれません。
会議の目的と目標をもう一度説明します。これは事前に発表されているはずですが、思い出されればそれは人々を助けるでしょう。話題にとどまることは日本の考慮の印です。
会議を実施する
話しているときに人を邪魔しないでください。発言者が自分の意見を述べる時間を与えます。日本では、人々は最初に理由を述べてからそれを述べることによってポイントを説明する傾向がありますが、西洋文化の人々は最初にポイントを述べてからそれから理由を述べます。この異なるコミュニケーションスタイルは、欧米人にとっては辛抱強さの原因となる可能性があり、中断しないことによって最もよく処理されます。
話題にとどまる。終わりや会議のために脇に置いたり逸話をしたりしてください。
ユーモアの使用を避けます。日本の文化が変化し、ユーモアは日本ではかなり一般的ですが、それでもビジネス会議ではユーモアを避けるのが最善です。ユーモアはアメリカ人にとって友好のしるしであるかもしれませんが、日本のビジネスマンにとっては未熟さのしるしであるかもしれません、そしてまた言語や文化の壁を突破しないという危険を冒しています。
直接の質問に備えてください。ウェブサイト「Foreign Translations」は、日本人が新しい人と知り合う際に、日本人は直接質問に出る傾向があると読者に警告しています（参考文献1を参照）。 「いくらお金を稼ぎますか」などの質問"あなたは独身ですか？"または「あなたは何歳ですか？」発生する可能性があります。あなたがそのような質問に答えることに慣れていない場合は、質問をそらすための丁寧な方法を見つけ、不快感を示さないでください。
