多くの場合、組織がプロジェクトに対して外部からの支援を求めるときには、RFP、または提案の要求を発行します。その後、請負業者はRFPに回答し、プロジェクトをどのように支援できるか、そしてなぜ自分の会社またはチームがその仕事に最適な選択肢であるのかを概説します。最も完全な回答を得て正しい選択をするために、RFPはいくつかの基本的な情報を含まなければなりません。
RFPは常に、要求を発行している組織の概要と概要、および支援が必要な問題またはプロジェクトから始めなければなりません。導入は通常1段落か2段以内で、プロジェクトの期日と提案された予算も含まなければなりません。この情報を含めることで、企業はRFPに対応するかどうかについて決定を下すことができます。
プロジェクト詳細
RFPの第2部では、特定のプロジェクトまたはプログラムに関する詳細を提供する必要があります。プロジェクトの目的と構造、およびそれに取り組んでいるチームに関する詳細、場所、スケジュール、およびステータスに関する詳細を提供します。この情報は、回答者がプロジェクトの状況を理解するのに役立ちます。その後、要求側組織のニーズに合わせて対応を調整できます。
サービスの範囲
RFPは、あなたが外部の会社から探しているサービスを詳しく述べなければなりません。回答企業は、すべてのニーズを満たす提案を作成するために細心の注意を払うので、このサービスの範囲はおそらくRFPの最も重要なセクションです。プロジェクトを完了するための鍵となる特定のタスクを含める必要がありますが、必要なサービスのリストはかなり一般的である必要があります。各回答企業はプロジェクトに対して独自のアプローチをとるためです。外部の会社が彼らのアイデアやプロセスを詳細に説明できるようにすることで、仕事に最適な会社についてより情報に基づいた決定を下すことができます。
予算
RFPを発行する会社の中には、予算情報を含めることを躊躇しますが、厳密な予算がある場合は、それをRFPに含めます。 RFPには、会社に、予算の使用方法、および請求と支払いの要件と手順の内訳の詳細を尋ねるセクションを含める必要があります。また、付与している契約の種類と契約の期間に関する情報も含めます。
資格
あなたの会社と仕事をするために外部の会社を選ぶとき、あなたはあなたが買う余裕があることができる最も良い、最も資格のある会社を望みます。 RFPには、回答企業が職務の資格を詳述できるセクションを含める必要があります。あなたが特定の経験を探しているならば、それからその分野で彼らの技術と経験を詳しく述べるように回答者に尋ねてください。さらに、会社全体または個々のチームメンバーのために、参照を要求します。
評価と提出
RFPには、評価基準の内訳と提案を提出するための指示を含める必要があります。明確で具体的にして、締め切りの日時と提案を受け取る具体的な住所を明記してください。直ちに失格となるような状況がある場合は、それも含めてください。
