組織の見直しは、あなたのビジネス機能、従業員の構造、業務プロセス、またはこれらの組み合わせを分析することから成ります。中小企業の所有者のために、効果的な組織レビューはあなたの部署または機能領域の構造とパフォーマンスを調べることと各領域内の従業員を見ることを含みます。
事業の機能構造を調べる
組織の見直しを始めるには、どのような種類の組織構造があるかを判断します。多くの中小企業は、所有者と、会社の生産、マーケティング、販売、財務および人事管理を管理するために協力し合う複数の主要従業員からなるフラットな構造から始まります。管理者はいません。所有者が重要な決定のすべてまたはほとんどを行います。この構造には、取締役、管理職、コーディネーターなどの従業員層はありません。機能構造は、経理、人事、生産、マーケティング、販売などのタスクによって組織を分割します。この構造を持つ企業は、専任のマネージャと従業員階層を持つ部門を作成します。これらの部門とその管理者を監督するために、企業は最高経営責任者、最高経営責任者および最高財務責任者を含む管理チームで構成される「C-Suite」を作成することがあります。大企業では、多くの従業員、部署、部門、さらには企業の傘下で活動するさまざまな企業を管理するために、マトリックス組織や部門組織を含む、より複雑な構造があります。
組織図を調べる
組織構造の種類が決まったら、組織図を見てください。これは、誰がどこで働いていて、誰が誰のために働いているのかを示す従業員のポジションとビジネスの「トーテムポール」の図です。組織図を組織構造と比較して、自分のポジションが実行に必要なさまざまな機能と効果的に一致しているかどうかを判断します。例：営業担当者はマーケティングマネージャに報告しますか、それともその逆ですか。また、これによってどのようなメリット/問題が生じますか？プロダクションマネージャはディストリビューションマネージャを監督しますか、それとも独立して機能しますか？
プロセスと手順を分析する
機能領域とその中の従業員を調べたところで、ビジネスから製品やサービスをコンセプトからデリバリーに至るまでに使用するプロセスと手順を評価します。各部門が業務を遂行するために使用するプロセスだけでなく、部門間の相互作用も調べます。たとえば、営業担当者が注文を入力し、経理部門で与信確認を実行して新規顧客を承認し、倉庫への注文と出荷の注文、および経理部門で請求書を送信するためのシームレスなシステムはありますか。
財務を見直す
マスター予算がない場合は、予算を作成して、運用が収益に与える影響を判断します。マスター予算は、年間予算、総勘定元帳、キャッシュフロー計算書、損益計算書、貸借対照表、および売掛金報告書を統合する財務ツールです。労務、資材、管理、マーケティングなど、主要な経費分野をリストします。改善された組織構造やスタッフの再編成、あるいはより優れたプロセスと手順によって削減できるかどうかを判断します。あなたの収入源と利益センターをランク付けしてください、そして、組織的または人員配置の変更がこれらの分野であなたの業績を改善することができるかどうか決定してください。
おすすめを作る
あなたのビジネス構造、組織図、プロセスと手順を分析した後に、改善のための領域をリストアップして提案をする。各部門長と個別に会い、調査結果を確認します。上司のフィードバックを使用して、上司のグループミーティングを開き、あなたの調査結果について話し合い、彼らの意見を求めます。間接費や製造コストの削減、無駄の削減、売上の増加、出荷時間、返品、顧客からの苦情の削減など、目標を伝えます。チームのフィードバックを活用して、最終報告書と提案を作成してください。
