給付金の整理には多くの時間がかかりますが、給付金が成功すると非常に満足のいく成果になります。しかし、計画を立てる前に、計画するメリットの種類を決めます。あなたがサイレントオークションを行っているなら、あなたは寄付された芸術作品を必要とするでしょう。音楽関連のイベントであれば、誰かが地元のトップパフォーマーに連絡しなければなりません。彼らは通常2〜3か月前に予約します。それぞれの選択は異なる物流問題を提起します。
予備計画
何人のボランティアが必要かを決めます。あなたが精巧な食事と飲み物でガラを計画しているならば、数は指数関数的に倍増します。
会場を選択してください。公共交通機関への近さなど、出席に影響を与える要因を考慮に入れてください。 3つか4つの選択肢の短いリストを作ります。
どのくらいのお金を集めるのか、そしてどのように目標を達成するのかを決めます。
詳細を委任する
選ばれた会場と参加しているパフォーマーからコミットメントを得ましょう。イベントが複雑になるほど、計画を立てる必要があります。 2〜6ヶ月が標準です。
イベントのさまざまな側面を処理するために、友人、同僚、ビジネスの知人からなる委員会を募集します。計画を追跡し、土壇場での問題を避けるために毎週の会議をスケジュールします。
ドアの賞金から食料やPAシステムまで、恩恵に関連するコストを吸収するのを手伝うためにスポンサーを求めてください。ほとんどのスポンサーは、プロモーションと引き換えにサービスを交換します。
組織化の最初の数ヶ月以内にあなたの委員会、スポンサー、そして会場のラインナップを解決するようにしてください。ボランティアを探し始めます。
言葉を出す
利点について事前の話をすることについてのプレスの連絡先にアプローチします。スペースが利用できない場合は、詳細を概説した半ページのプレスリリースを提出する準備をしてください。地元のラジオ局でイベント会場からライブのリモート放送をチェックしてください。
チラシ、チラシ、ポスターなど、適切な展示資料を用意して、ボランティアが見送りまたは立ち上げることができるようにします。彼らは合法的にチラシやポスターを貼り付ける場所を知っていることを確認してください。
利点についての質問に答えるためにウェブサイトを立ち上げなさい。主なスポンサー、イベントのラインナップと活動、そして募金活動がどのように行われているかを含めます。
成功を振り返って
何がうまくいったのか、うまくいかなかったのかを話し合うために、イベントの後に委員会に座ってください。あなたのスポンサーと一緒にフォローして、彼らのフィードバックを得てください。
ボランティアに感謝するためにカードまたは概要の手紙を送ります。
募金額、受取人の減損状況、継続的なイベントを開催する場合は、今後のボランティアやスポンサーが来年に向けて準備する際に知っておく必要がある詳細など、詳細をWebサイトに投稿します。
