会議の通知を書く方法

ビジネスメモ、またはメモは、今後の会議について同僚やスタッフに知らせる最も簡単な方法の1つです。会議の効果的な通知は、基本的な会議情報を明確、簡潔かつ専門的な方法で提供します。

適切な情報

一般的な4点形式に従う 見出しのために、それは含むべきですに, から, 日付そして件名「To」フィールドには、会議に招待されている全員を含める必要があります。「差出人」はあなたの名前と役職をリストします。配布された日に通知を送信します。メモの内容を「件名」フィールドに記入します。たとえば、「2019年8月15日の管理者会議」などです。
会議の目的を述べる 時間と場所を含むすべての基本的な関連情報と一緒に冒頭の段落で。たとえば、次のようになります。「会議の目的は、改訂された従業員インセンティブ計画について話し合うことです。会議は午後3時に始まります。メイン会議室で1時間続きます。すべての管理者と監督者が出席する必要があります。」
カバーする内容の概要を説明してください メモの本文で会議中に。可能であれば、情報を簡潔にしてください。詳細は実際の会議で議論するために残してください。たとえば、次のようになります。「フィードバックの結果、会社は2019年9月1日に改訂された従業員のインセンティブプランを展開する予定です。私たちは、チームで働くセールススタッフの恩恵を認識しており、この傾向を経済的インセンティブで促進したいと考えています。」

ヒント

通知に記載されている情報はすべて会議に関連するものでなければなりません。会議で議論されない会社関連の問題に関連する情報を含めることを避けます。

会議の前に

受取人が準備する必要がある場合は通知受取人に知らせてください 会議に参加する前に、何らかの方法で、または資料を読んでください。例は次のようになります。「あなたはそれぞれ、一日の終わりまでに改訂されたインセンティブプランの形式と方針を電子メールで送られます。内容について話し合い、必要な場合は説明を求める用意ができるように、事前に文書を確認してください。」
会議の議題が配布される時期を招待者に伝えます。 例：「会議の24時間前までに、議題を電子メールで配布します。受信したら議題を確認してください。」
会議に出席できない場合は、すぐにあなたに通知するよう招待者に依頼してくださいだから、あなたは彼らと情報を確認する時間をスケジュールすることができます。たとえあなたが必須の会議メモを送っているとしても、何人かの従業員または招待された人は休暇中または仕事に関連する旅行のために町の外にいるかもしれません。