利益を上げて高品質の製品を効率的に生産し、法律や規制の範囲内に留まるには、運用の一貫性が必要です。多くの企業は、重要な手順を実行するための段階的な指示を提供する標準的な運用手順（SOP）を策定することによって、自分たちを助けています。 SOPは正確さと品質管理を確実にするのを助けます。それらはさまざまな会社や組織、特に政府、製造、研究開発、研究所、学術界で使用されています。企業内の各部門には無数の手順があるため、それぞれに異なるSOPが必要です。そのため、各ユニットのヘッドにSOPテンプレートを用意しておくと便利です。これは、各自の手順とSOPマニュアルを作成するための出発点となります。 SOPテンプレートは、各手順に必要なすべての重要なコンポーネントを提供します。
どのような種類の手続きを書く必要があるかを決定する際にSOPの作家を指導する。テンプレートは、手順を実行するために労働者がしなければならない決定の数に基づいて、簡単な意思決定ツールを提供する必要があります。短い日常的な手順では、作業者がいくつかの判断を下すだけでよく、簡単なステップ形式で書き出すことができます。たとえば、A、B、Cの順に実行します。いくつかの決定を必要とする長い手順では、階層的なステップ形式を使用して作業者に手順の順序を指示できます。タスク全体複雑で時間がかかり、複数の決定を下す必要がある手順を説明するためのフローチャートまたはインフォグラフィックの例を提供してください。たとえば、Aを実行します。「正常」の場合はB、C、Dを実行します。「異常」の場合は、Aを繰り返して確認し、E、F、Gを実行します。
各手順を書く際の要点を説明してください。たとえば、各手順には、手順を実行するためのタイトル、目的、範囲、および方法と責任があるはずです。 SOPの作家がタイトル付けの手続きに統一された命名規則を使用することを奨励または要求する。手順が誰に適用されるか、いつ、どのような状況下で適用されるかなど、手順の範囲を決定するように彼らに助言します。各手順を使用しない場合も説明します。方法と責任のセクションで、手順を実行するための段階的な手順を説明します。テンプレートは、アクション動詞を含む簡単で短いフレーズを提供する必要があります。
定義とリソース要件を提供します。各手順には、この文書で使用されている用語を定義し、頭字語を綴るセクションがあります。さらに、それは彼らが手順を実行するために必要とするどんな文書、機器または他の材料を従業員に教えるべきです。雇用主が前もって実行する必要があるか、またはタスクを完了するために認識する必要があるかのいずれかの他の関連する手順を参照してください。テンプレートに必要な他の重要なコンポーネントを忘れないでください。これには、処置の発効日および処置が最後に見直された日が含まれます。
ヒント
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会社によっては、手順を実行するためにどのレベルの権限が必要かを明確にするために、SOPにセキュリティレベルを割り当てることも重要です。テンプレートを使用して、従業員が手順を安全に確実に実行できる条件も説明します。
警告
適切な場合には、常に安全衛生または規制違反に関するガイダンスを含めてください。テンプレート内の場所を指定し、太字やこれらのメッセージのサイドボックスなど、重要な警告を強調する方法を使用します。手順が守られなかったり誤って従われたりした場合、人的傷害、人命の損失、機器の損傷、製品の不良、罰金、訴訟、または事業の閉鎖につながるかどうかを説明します。
