請求書は、顧客に提供したもの、費用、支払い方法を顧客に知らせるコミュニケーションツールです。請求書は、いくつかの表記法を使用した手書きのシートのように単純なものでも、洗練された、専門的に設計されたコンピューター化された文書の場合もあります。明確で有益な請求書はあなたの会社にあなたの顧客に対する信頼性を与えます。また、いつ送金する予定なのかを顧客に知らせることで、後で支払うよりも早く支払うことを支援します。
請求書番号
請求書は次の順番で書かれ、請求書番号を使用すると、特定の請求書を順番に探したり参照したりするのに役立ちます。請求書が電子化されていない場合は、発行した順番でファイルを提出してください。そうすれば、必要な請求書を簡単に見つけることができます。あなたが手で記入する請求書のパッドを買うならば、彼らは事前に印刷された数で来ます、そして請求書は一緒に綴じられるでしょう、それであなたはそれらを整理するために余分な仕事をする必要はありません。 QuickBooksやSquareなどのソフトウェアを使用してコンピュータ化された請求書を作成している場合は、プログラムが自動的に作業を行い、請求書を順番に発行します。
顧客が支払いについて質問がある場合や、小切手を受け取って請求書に支払い済みのマークを付けたい場合など、請求書を参照する必要がある場合は、単に請求書番号で検索します。最初の請求書を書いている場合でも、選択した任意の番号で請求書の順序を開始することができます。これにより、会社に確立されているように見せるためにより大きな番号を付けることができます。
請求書に記載すべきもの
請求書番号の他に、請求書には、支払いを受けるために必要な情報を顧客に伝えるために必要なすべてのものを含める必要があります。支払請求の通知であることに加えて、請求書は、顧客が何を何個受け取ったかを知る必要がある顧客にとっても有用な参照ツールです。請求書に含めてください。
- あなたの会社の名前、住所、電話番号、そしてEメール。
- 請求書が書かれた日付、または商品が配達された日付。どちらか一方のデートシステムを使用しますが、一貫性を保ってください。
- あなたの顧客の名前と請求先住所。
- あなたの顧客の配送先住所。
- 注文した各品目の数量、注文した各品目の名前または在庫数、注文した各品目の単価、および各品目の合計金額。数量に単価を掛けて計算します。
- 請求書に記載されているすべての商品の合計金額。
- 該当する場合は、未払税金。
- 代金引換またはネット15（支払いに15日間）などの支払い条件。
迅速な支払いのための請求書の使用
請求書を作成するときのちょっとした思考と注意が、あなたがより速くそして一貫して支払われるのを助けることができます。請求書を早く送れば送付するほど、顧客は支払う金額と支払期日を知ることができます。配達から支払いまでの期間などの支払い条件は通常事前に交渉されていますが、これらの条件を請求書に明確かつ目に見える形で記載することは有用な注意事項として役立ちます。現在の請求書に支払うべき合計金額を含めて、以前の請求書の支払いを滞納している顧客がいる場合は、支払うべき以前の残高を調べる手順を顧客に保存することで支払いを高速化できます。
