事務手続きの説明

オフィス環境では、常にプロの態度を維持することが重要です。時間厳守が不可欠であり、すべての試みは時間通りに到着するようになされるべきです。あなたが重要な電話を期待しているのでなければ、携帯電話はオフィスを混乱させないように電源を切るか、またはバイブレータをオンにする必要があります。実施する事業の種類に適した服装をする。例えば、プロのオフィス環境でジーンズを着ることは不適切と考えられますが、ジーンズは建築事務所では容認できるかもしれません。

顧客サービス

オフィスの手続きで最も重要な要素の1つは、電話をかけたり、オフィスに出向いたときの顧客の扱い方です。

直接顧客と取引するときは、その人に笑顔で挨拶し、彼らのニーズに注意を払うことが賢明です。顧客が苦情に耳を傾けても、注意深く耳を傾けても、防御的、対立的、または動揺しないようになれば、状況を悪化させるだけになります。顧客が不平を言うとき、表情やボディーランゲージを通して本物の懸念を示す。顧客が憤慨している場合は、彼らに憤慨することを許可します - それらを停止したり、彼らの上で話をしたりしないでください。彼らが不満を表明したら、あなたが彼らを助けるために何を計画しているか、あなたが彼らを紹介するか、そしてその人がどのように問題を解決するのを手伝うことができるかを彼らに話すことによって彼らに冷静に答える。

電話エチケット

電話の向こう側にいる人はあなたに会えないので、電話は明るい方法で答えるべきです。反対側の人はあなたの声で「笑顔」を聞くことができるはずです。わかりやすくなるように会社名を明記するように注意しながら、会社名で着信に応答してください。場合によっては、通話を受信者に転送する前にスクリーニングする必要があります。人の名前を正しくするためにあらゆる努力をしてください。電話が途切れたり、受信者が応答しないで電話が戻ってきた場合は、メモ帳を持って発信者の名前を書き留めておいてください。これにより、発信者を直接アドレス指定することが可能になります。

他の従業員との交流

個人的な問題について他の従業員と話し合ったり、オフィスのゴシップに参加したりすることはお勧めできません。政治と宗教は、オフィスでの会話のトピックとして避けるべきです。

他の従業員を扱うときは常に尊重してください。良い経験則は、あなたが話している人が部下であるならば、彼らのファーストネームによってそれらをアドレスすることはOKですが、彼らが彼らの最初の名前によって演説されることを求めない限りスーパーバイザーまたはマネージャーはMr.またはMsとして演説されるべきです名。

組織

作業場は常に清潔できちんと整理されているべきです。何らかの理由で病気になったりオフィスから離れたりしている場合、誰かがあなたの机から情報を取得しなければならないかもしれませんし、彼らが探しているものを見つけるためにあなたの仕事場のすべてを見通す必要はありません。自分のアイテムを机の中や机の上に置いたままにしないことも重要です。