あなたのビジネスミーティングに適切な人を見せることで、イベントを開催または中止することができます。あなたが説得力のある職業的な招待状を作成するとき、あなたは会議の重要性、彼らの出席の必要性、そして彼らへの利益について招待者を説得します。
個別の手紙を送る場合は、招待状をパーソナライズしてください。印刷済みカードを郵送する場合は、会社のレターヘッドまたはロゴを使用してください。電子メールの招待状については、あなたのロゴとウェブサイトのリンクを表示してください。一人一人の名前で住所を記入し、署名が付いた完全な会社の高官からの連絡を受けさせる。
何が行われているのか、そしてなぜその人が参加を求められているのかを説明する説得力のある冒頭文をつけてください。例えば、「あなたの業界の専門知識はあなたを私たちの新しい運営委員会の理想的な候補にします。私たちのビジネスコミュニティの発動者やシェイカーとの出会いや交流を、昼食会やプレゼンテーションでお迎えください。」
会議の独占権、議論されるトピック、またはその日の望ましい成果について述べてください。たとえば、次のように述べています。私たちの目標は、私たちの州の起業家の独自のニーズに関して、来年の州議会に提出するためのビジネスに優しい提案をブレインストーミングすることです。私たちはあなたの声が聞こえてほしいのです。」
忙しいプロにアピールするかもしれないゲストスピーカー、食事またはネットワーキングの機会に注意してください。たとえば、次のようになります。「私たちは、就職活動をしている地元の候補者から連絡があり、Q&Aの期間を設けます。また、仕出しのあるブランチやコーヒーバーもご用意しています。」
会議の詳細をすべて、招待状を目立たせるために、あなたの書簡のハイライト部分または太字部分に入れてください。日付、時刻、場所などの重要な情報は、手紙の本文では紛失する可能性があります。参照しやすいように、すべてを1つのセクションにまとめてください。
あなたがそれに応じて計画することができるように特定の日付までにRSVPを要求してください。 Eメール、会社のWebサイト、印刷されたカード、電話など、出席者を確認する方法をいくつか紹介します。
ヒント
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日時をスケジュールする前に、コミュニティおよびローカルのビジネスカレンダーで競合するイベントを確認してください。商工会議所の機能、ロータリークラブの行事、または主要な会議やトレードショーと競合することは望まないでしょう。
出席者に予定を追加する時間を与えるために、2週間前にリマインダ通知を出して、少なくとも1か月前に招待状を送付します。旅行や宿泊の計画を立てる必要がある主要な会議や会議の場合は、可能な限り少なくとも6か月前に通知してください。
