セミナーを開催する方法

あなたが講演者、コンサルタントまたは教育者であるならば、セミナーはあなたの仕事かもしれません。あなたが他の事業主であるならば、セミナーはあなたがあなたの事業を売り込むためのあなたにとって最良の方法の一つかもしれません。セミナーを開催する理由が何であれ、同じ基本的な手順に従って、スムーズに進行し、参加者に感銘を与えるイベントを作成します。

あなたのトピックを選んでください。あなたがコンサルタントまたはスピーカーであるならば、それはあなたがあるトピックについてグループに話すように頼まれたということです。あなたがあなたのビジネスを促進するためにセミナーを開催するビジネスオーナーであるならば、あなたはあなたのターゲット顧客に訴えるトピックを選ぶべきです。例えば、弁護士が不動産計画に関する一般向けの無料セミナーを開催することがあります。

会場を選択してください。あなたが持っている参加者の数を概算し、みんなが快適に座るために十分なスペースがある会場を選ぶようにしてください。会場を選択する際にも価格を考慮する必要があります。他のものがはるかに合理的である間、いくつかの開催地で数百またはさらには数千ドルの部屋賃貸料を支払うことができる。ホテルでは宴会場がよくあり、そこではビジネスで頻繁にコンベンションが開催されるので、場所の検索から始めるのに良い場所となるかもしれません。

招待状を作成してメールで送信します。イベントの規模と形式に応じて、招待状はMicrosoft Wordで作成された単純な文書からプロのデザイナーが作成した派手なデザインまで多岐にわたります。数週間前に招待状を郵送して、参加者が参加を計画できるようにします。ただし、実際のセミナー開催日が到来する前に招待状を忘れてしまう可能性があるため、招待状をこれまでに郵送しないでください。招待状を電子メールで送信することもできますが、最終的には複数の受信者のスパムフォルダに入る可能性があります。

あなたが昼食または軽い軽食を提供するかどうか決めます。セミナーが数時間にわたって開催される場合は、軽食を用意するのがいいでしょう。セミナーが早朝から始まる場合、または昼休みに開催される場合は、昼食を提供することをお勧めします。施設でイベントを開催するときには、社内の仕出し業者のサービスを利用することを要件とする会場もあります。あなたが軽食を注文する前にあなたがあなたの契約のルールを知っていることを確認してください。

プレゼンテーション資料を作成してください。配布資料のコピーを作成するか、プロのプリンターで印刷してもらいます。あなたは、PowerPointプレゼンテーションを作成したいと思うでしょう。そうすれば、あなた自身またはあなたの講演者が資料を提示しているときに視覚的な参照を得ることができます。印刷オプションの下の配布資料を選択すると、参加者の配布資料を簡単に作成できます。 1ページに3つ選択すると、参加者は配布資料に直接メモを取ることができます。

イベントの数日前に、あなたのRSVPに基づいてあなたの出席者の数を確定します。あなたが選択した場合、あなたはあなたが自分のイベントを思い出させるためにあなたが招待した他の人に電話をして登録する最後のチャンスを与えることができます。可能であれば、連絡できない人にはメッセージを残し、出席予定の場合はできるだけ早く連絡するように指示してください。

サインインシートと名前タグを作成します。セミナーの参加者が他の人と出会い、すぐにその人の名前と出身地を知ることができるのは良いことです。それは彼ら自身を新しい人々に紹介するときに人々が持っている不快な気持ちのいくつかを排除します。サインインシートは、参加者に何らかの継続教育の単位を提供することを計画している場合、またはセミナー終了後も参加者と連絡を取り合いたい場合に便利です。あなたは彼らの名前、住所、電話番号、そしてEメールアドレスを尋ねることができます。それは彼らがあなたからそれ以上のコミュニケーションを受けたくないかどうかをチェックできるボックスを提供するのが賢明です。

テーブル設定ごとにパケットを作成します。あなたはあなたのビジネスに関するパンフレットやその他の宣伝資料を含めることができます。また、参加者が何かを書くためのものと彼らが書くためのペンを用意したいと思うでしょう。あなたのビジネスロゴがついたこれらのアイテムを持っていないならば、あなたがあなたのイベントを開催している会場は彼らが提供させていただきたいペンとパッドを持っているかもしれません。

イベントの数日前に、会場で担当者に詳細を確認してください。あなたが食べ物を仕出しているならば、あなたはまたあなたの仕出し屋で最終的な人数を確認するべきです。プレート、ナプキン、カップなどの紙製品を供給するために必要な場合は、仕出し担当者に必ず知らせてください。必要な支払い手配をします。他の人があなたのイベントの日にお金を集めることを満足している間、いくつかの開催地および仕出し業者は前払いの支払いを必要とします。

イベントの前日または朝に会場を設定します。あなたの会場のスタッフがあなたが尋ねた方法で部屋を設定していることを確認したいと思うでしょう。あなたのゲストが到着する前に、あなたはまたあなたのパケットと他の材料をそれぞれの場所の設定に置くことを望むでしょう。部屋の中を歩き回って、部屋の正面からみんながあなたやあなたのスピーカーをはっきりと見ることができるようにします。

最初のゲストがあなたのイベントの日に到着し始めるときにあなた自身またはあなたの会社の代表者が出席するように計画してください。あなたは人々に挨拶してサインインシート、トイレの場所、飲み物に案内したいと思うでしょう。