従業員を雇い、維持するすべての会社は彼らが雇う各従業員のための従業員か人事ファイルを維持するべきです。人事管理者は、医療記録、財務記録、犯罪記録、セキュリティクリアランス記録などの一般的な従業員ファイルに機密情報を含めないように注意する必要があります。これらの種類の情報は、州法および連邦法に従って、安全な場所に保管する必要があります。他の種類の機密性のない情報は、従業員によるレビューを可能にするため、または雇用訴訟の証拠として使用されるために、専用の従業員ファイルに保管されるべきです。
予備雇用記録
雇用前の連絡、職務内容説明書、最初の求職票のコピー、履歴書、面接メモ、求人情報、署名された確認フォーム（従業員ハンドブックの閲覧や理解など）は、従業員のファイルに保存する必要があります。
賃金、給与および税務情報
この種の文書には、タイムシートの記録、従業員が記入したW-4フォーム、出席記録、直接入金の承認、W-2の年間報告書、および従業員の持ち帰り賃金に影響を与える養育費規定などがあります。
パフォーマンス評価、レビュー、およびインシデント
あなたの会社が定期的に業績評価を実施する場合、特定の従業員に関する各見直しのコピーは、その従業員の人事ファイルに置かれるべきです。さらに、他の従業員または経営陣との紛争、行動上の問題、欠勤パターン、業績の悪さ、および書面による警告に関する問題があれば、ファイルに記載する必要があります。
トレーニングと教育
多くのポジションでは、予備的で継続的なトレーニング、教育、または認定が必要です。雇用主は、従業員が修了したすべての研修プログラムを記録に残す必要があります。その仕事に関連する特定のコースの終了証明書が従業員に発行された場合は、そのコピーをファイルに保存してください。
緊急連絡先および利点
すべての雇用者は、職場環境が危険かどうかにかかわらず、各従業員の緊急連絡先のリストをファイルに保存する必要があります。さらに、従業員の地位に関連するすべての給付を記録する必要があります。給付金には、有給休暇、医療保険、授業料払戻プログラム、その他の補償が含まれます。
