多くの人が会議を時間の浪費と見なしていますが、彼らは情報を共有し、大きなプロジェクトの進行状況を追跡し、チームのメンバー間のコミュニケーションを改善するための効率的な方法です。関係者全員が会議に出席し、不必要な遅れを防ぐために時間通りに到着することが重要です。関係者に時間どおりに出席するように促す効果的な方法は、予定されている会議の数日前に、予定されている会議の催促状を全員に送ることです。
会議の数日前に、すべての会議出席者に電子メールを送信します。
電子メールテンプレートの宛先フィールドに、出席予定の全員の電子メールアドレスを入力してから、メッセージの作成を開始します。
日付、時刻、場所などの重要な詳細を含めます。議題がある場合は、それを添付することもできます。これは出席者が会議の準備をするのに役立ちます。
会議に参加する人数が少ない場合は、全員にテキストメッセージを送信することをお勧めします。これにより、スケジュールされた会議の出席者に警告が表示され、詳細が直接自分の携帯電話に送信されます。このように、彼らはどこにいてもボタンを押すだけで会議の時間や場所などの詳細を確認できます。 （全員の携帯電話番号が正しいことを確認してください。誤って固定電話に送信されたメッセージは受信されません。）
