テクノロジ、冗長性プロセス、テラバイト、ギガバイト、および情報の複製コピーの時代において、レコード管理は、すべての組織が決定しなければならない日常的でありながら重要なプラクティスです。データファイルを保守するためのアプローチは、ビジネスを適切に決定するうえで必要不可欠なものになりつつあります。
レコード管理に関係するもの
記録管理には、データ収集、保管、そして最終的には適切な破壊という複数の分野が含まれます。科学は、入力と収集、ストレージ、冗長性とバックアップ、および削減という複数のカテゴリに分類されます。入力と収集は、従業員がデータをどのように作成するか、および後で簡単に検索できるように従うべきファイリングシステムについて従うためのプロトコルを確立します。何を守るべきか、何を守るべきでないかも指定します。記憶はハードコピーと電子ファイルの両方を含むことができ、どの記憶手段が許可され、許可されないかについてのパラメータを確立する（すなわち、ハードドライブ対ペーパーフォルダ対ネットワークまたはフラッシュドライブ）。冗長性とバックアップには、災害発生時に重要な情報の安全コピーを維持することが含まれます。そして最後に削減は、データの破壊とビジネスシステムからの削除のための許容可能な方法を指定します。
意思決定に対する統計的支援
レコード管理は統計の簡単な収集を可能にします。ビジネス上の意思決定の多くは傾向分析に基づいています。トレンド分析は、情報やデータ内のパターンを見つけ、それらのパターンの動作について結論を出すことに基づいて開発および構築されています。情報管理が良くなればなるほど、より良い傾向分析とそれに関連するビジネス知識が良くなる傾向があります。
情報損失を回避する
レコード管理のもう1つの重要な要素は、データの損失を防ぐことです。それは非常に簡単に起こることができます：ファイルが削除されて、間違ったフォルダが細断されて、悪い従業員が機密データで建物から出て行く。
記録管理では、保護された方法で情報を整理して提出するための予防的なプロセスがあることを確認します。その後、バックアップシステムや複数のコピーリポジトリなどの冗長性が使用されるため、1つのファイルシステムが破壊された場合は、最近のコピーにすばやく置き換えることができます。最後に、セキュリティ対策は改ざんされている記録をキャッチするのに役立ち、それは会社の幸福と利益を危うくすることがあります。
組織の利点
レコード管理により効率が向上します。即時分析と情報検索により、データはより早く、より簡単に見つけられ、意思決定が改善されます。記録管理の向上により、リソースの無駄が削減されます。適切なプロトコルに従うと、紙やストレージシステムのスペースが少なくて済みます。適切な記録管理によって最新のバックアップコピーが存在することが保証されれば、偶発的な破壊や永久的な損失が避けられます。記録管理はまた、訴訟の間の会社の行動を守るのを助けるためにペーパートレイルを維持します。最後に、レコード管理は、クライアントまたはプロジェクトを処理し、それに対応し、それらを処理するときに、優れた組織を維持するのに役立ちます。組織化された情報収集システムを維持することによって、貴重なデータと情報を顧客またはプロジェクトに特有の必要時に検索することができます。
オプションとしてのアウトソーシング
多くの企業は、自社の専門分野に専念し続けることを望み、データシステムを維持することにそれほど煩わされたくありません。そのような場合、顧客企業がコアビジネスに集中できるように、パートナーまたはベンダーを使用してレコード管理を維持および設計することは非常に有益です。管理は、格納された情報が、意思決定のために必要に応じて収集され維持されることを保証するサービスの代金を支払うことになります。多くの大企業は、より効率的になるためにこの方向に向かって動いており、時にはバックアップサービスだけをアウトソーシングしたり、他の企業はより良い管理のためにレコードシステム全体をベンダーに引き継いでいます。
