あなたがビジネスを運営しているとき、あなたが顧客、ベンダー、または仲間にノーと言わなければならない時があります。専門的なやり方でそれをすることは良い関係を保つのを助けることができます。
プロフェッショナルレタープレゼンテーション
会社のレターヘッドまたは文房具にあなたの手紙を書き、あなたの組織の最も適切な人から手紙を送ります。参照する顧客の苦情番号、発注番号、またはアカウントがある場合は、それを連絡文書に含めます。
あなたのケースを述べる
そのような顧客に彼または彼女の要求について感謝することのような肯定的なメモで先行してください、そして、要点に正解してください。たとえば、「モデルXYZビデオカメラの保証のステータスについてのご愛顧と最近のお便りをありがとう。詳細な調査の結果、要求されたとおりにビデオカメラの保証を尊重することはできません。」
あなたの論理的根拠をバックアップしなさい
あなたが顧客の要求を拒否している理由について具体的な理由を述べてください。たとえば、会社の方針を引用したり、訴訟のハイライトを確認したり、そうでなければあなたの決定の背後にあるものを要約したりします。必要に応じて、契約書、保証書、またはあなたの立場を裏付けるその他の事務処理のコピーなどの添付ファイルを含めてください。たとえば、次のようになります。「添付の保証契約に示されているように、このフルサービスポリシーは所有の最初の12か月間有効でした。私たちの記録によると、あなたは3年前にあなたのカメラを購入し、今日の主張は不当なものとなっています。」
妥協を申し出る
場合によっては、妥協したりオリーブブランチを拡張したりする余地はありませんが、顧客のビジネスを継続させたい場合は、打撃を和らげるために何らかの譲歩を提供してください。たとえば、「新しいビデオカメラの購入時に25パーセントの割引を提供したい」または「同封の、店内で電子機器を購入した場合に交換可能な50ドルのギフトカードを見つけてください」などです。
その他の拒否の種類
あなたのビジネスを運営する過程で、あなたはベンダーとの契約条件を却下したり、休暇の時間を求めて従業員の要求を拒否したり、そうでなければ他のビジネスアソシエイトに専門的な通信を書く必要があります。上記と同じ一般的なガイドラインに従って、特定の状況に合わせてレターを調整してください。
ヒント
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契約拒否： 「ABCゴミ撤去との契約を更新する機会をいただきありがとうございます。最近の手数料の増加により、Googleでは他のプロバイダのサービスを利用することを選択しました。」
従業員の要望 「今週は年末在庫のために全従業員に対して非表示になっているため、12月の最後の週に支払われた休暇の申請は却下されました。
同僚の招待状： 「理事会に奉仕するための招待状をいただきありがとうございます。残念ながら、私は現時点で私が新しい役割を引き受けるのを妨げる、以前からの職業上の公約をたくさん持っています。」
急いでください
既存の関係に感謝の意を表明した後、必要に応じてこの問題についてさらに議論するための招待状を送って、あなたの手紙を締めくくります。たとえば、次のようになります。質問がある場合、またはこの問題についてさらに議論する場合は、直接私に連絡してください。」
