プロジェクトステータスレポートは、一人の仕事でも、複数の場所にまたがる何百人もの人々が関与する仕事でも、プロジェクトを管理しようとする人のためのドキュメントを管理しています。プロジェクト進捗レポートは、プロジェクトの進捗状況、その完了予定日、および最後のプロジェクト進捗レポートの作成以降に行われたアクションの簡潔な要約として役立ちます。これは、管理者がタスクを追跡し、意味のある解決策を生み出すのに十分なほど早く問題を特定するのに役立ちます。
プロジェクト概要
プロジェクトステータスレポートは通常、プロジェクトの重要な要素についての簡単な説明から始まります。この段落またはブロックには、プロジェクトの名前、レポートの日付、プロジェクトまたはその管理部門に責任を負う担当者、およびプロジェクト目標の記載を指定します。プロジェクトチームの主要メンバーの電話番号や電子メールアドレスなどの連絡先情報も含まれます。このセクションは、プロジェクトの進行中にあまり変更されることはほとんどなく、多くの場合、日付が更新されるだけで、あるステータスレポートから次のステータスレポートにコピーされます。
成果物
プロジェクト成果物を説明するセクションは、プロジェクト状況レポートの鍵です。このセクションでは、成果物を一覧表示し、現在の状況を1〜2語で示します。たとえば、製品発表プロジェクトシートには、印刷広告、ベンダー発表会、展示会ブースの表示、および価格表の作成などの成果物が含まれる場合があります。各成果物の隣に、プロジェクトマネージャは「完全」、「注文済み」、または「プリンタで」などのことを書く必要があります。これはプロジェクトの概要として役立ち、より詳細なタスクはタイムラインのセクションにリストされています。
タイムライン
タスクタイムラインは、プロジェクトステータスレポートの中で最もよく調べられる要素です。このセクションでは、最後のプロジェクトステータスレポート以降に完了した作業、次の期間にどのような作業が予定されているか、およびタスクが完了する予定の日付について詳しく説明します。多くのプロジェクト進捗レポートでは、これを予想完了日と実際の完了日に与えられた日付とともにグリッドに表示します。多くのプロジェクトマネージャは、このセクションを、予定どおり、予定より早く、予定より遅れて、完了または保留中のタスクを表すさまざまな色で色分けすることを選択します。
メモ、推奨事項、および説明
プロジェクトステータスレポートには、プロジェクトが直面しているすべての赤い旗、変更要求、または課題も記載する必要があります。これは、追加のリソースが必要となる可能性がある場所、または納入日が変更される場所をリストする場所です。このセクションでは、ソフトウェアの問題、ベンダーからの納期の遅れ、またはサプライ品の不良など、予期しないイベントがプロジェクトにどのように影響したかについても報告できます。プロジェクトマネージャの中には、このセクションをレポートから切り離して、プロジェクトステータスレポートに添付する個別のドキュメントにリストすることがあります。
