あなたのレストランのための包括的なファイル管理システムを開発することはあなたが従業員とビジネスを管理するのを助けます。特にファイルがオンラインで保存されている場合は、デュアルファイリングシステムが効果的です。ファイルは、オフィスのファイルキャビネットなど、見つけやすい場所に保管することができ、機密の担当者や財務ファイルは保護することができます。物理的なハードコピーファイリングシステムは、提出される情報量に基づいて選択されるべきですが、オンラインファイリングシステムはより多くの選択肢があります。
ファイリングシステムを選択する
オンラインで保存されたファイルは、機密のカテゴリと未処理のカテゴリに分類されることがあります。財務保護や従業員ファイルなどの機密情報をパスワードで保護します。従業員が定期的にアクセスする必要があるファイルは、ベンダー、サプライヤ、メンテナンスなどの特定の見出しの下の共有フォルダに格納されることがあります。キャビネットに保存されているファイルは、件名ごとに分類することも、大容量ファイルの場合はカテゴリごとに細分化して分類することもできます。たとえば、ベンダファイルには、ベンダ名またはその会社を識別する個別のアルファベット順のファイルがあります。
財務
財務報告に簡単にアクセスできるようにするファイリングシステムを開発することは、日常業務、月次、四半期、および年次会計報告ならびに年末および税務準備に不可欠です。財務情報は、ロックボックスなどの安全な場所またはパスワードで保護されたコンピューターファイルに保存する必要があります。伝票には、買掛金および売掛金、給与、貸出金および与信枠、内部および外部監査、税務記録、および毎日の領収書が含まれます。日々の売上記録など、定期的に参照するものが手の届く範囲にあり、四半期レポートなど定期的に確認するものがキャビネットの裏側にあるように、ファイルをタイムラインに分類します。
雇用
白紙で記入済みの雇用申請書、オリエンテーションおよび研修資料、勤務スケジュール、従業員報告書、苦情、懲戒簿などを整理する。従業員が解雇、差別、または嫌がらせに関して苦情を申し立てた場合、後者は役に立ちます。従業員ファイルに健康記録と社会保障番号が含まれている場合は、ファイルを番号順に分類し、番号キーを別の場所に保存します。
ベンダー
ベンダーファイルを食品、飲料、ビール、酒類、レストランの供給カテゴリに分類します。現在のベンダと見込みのあるベンダの個々のファイルを含めます。ファイルには、契約書のコピー、注文書、領収書、価格体系、納入日程、連絡先名、電話番号を含める必要があります。簡単に参照できるように、仕入先ファイルを配達ドアの近くまたはマネージャのオフィスに保管することができます。
保険
保険ファイルには、保険契約のコピー、および各保険契約を表す保険代理店の名前と連絡先情報を含める必要があります。ポリシーを見直す必要がある時期を示す更新チャートを含めます。緊急の場合に備えて、保険ファイルのコピーをオフサイトに保管してください。
建物とメンテナンス
レストラン施設が所有されているか賃貸されているかにかかわらず、保守および修理記録のためのファイルを維持してください。クリーニング、ゴミの除去、リサイクル、一般的なメンテナンス、配管および電気修理サービスの提供者のリストを含めてください。ビデオゲーム、ジュークボックス、または自動販売機のメンテナンスのために情報を保存します。ベンダーのファイル、メンテナンス、緊急連絡先は、ホステススタンド、レジ係、バーの後ろ、台所など、従業員がすばやくアクセスできる場所に配置する必要があります。
健康と安全
健康と安全に関する文書専用のファイルを保管してください。これには、レストランの保健部の報告書および引用のコピー、手洗い、手袋とヘアネットの使用などの従業員の健康対策に関する書面による規則、および詳細な機器の消毒手順が含まれます。食品の取扱い、準備および保管に関連する手順の文書も含みます。適切な規則や規制の写しを作成し、従業員が確実に参照できる適切な場所にそれらを掲示してください。
傷害と事件
従業員と顧客に関連した怪我の報告を含むファイルを作成します。各イベントの目撃者を文書化し、怪我の原因、怪我の後に取られた行動、結果など、できるだけ多くの補足詳細を提供します。当局が何らかの理由でレストランに呼ばれた場合は、警察の報告書の写しを含めてください。
