医療記録ファイリングシステムの種類

医療記録ファイリングシステムにより、プロバイダは情報を安全に保存し、効率的に検索することができます。ファイリングシステムは、患者を特定できるデータも保護します。医療機関が使用する医療情報システムの種類は、施設の種類、規模、治療を受ける患者数、および保存する記録の量によって異なります。少数の患者に特別なケアを提供する小規模施設では紙の記録を選択できますが、複数の部署と場所を持つ大規模な組織では電子記録を使用できます。一部の医療提供者は、紙と電子医療記録ファイリングシステムのハイブリッドを使用しています。

医療記録：患者にとっても医療提供者にとっても良い

医療記録は患者のための質の高い医療を支援し、医療を提供する人々が適切に支払われることを確実にするのを助けます。症状、診断、治療法を文書化することで、医療従事者は病歴を利用して患者の健康を維持し、より迅速に病気から回復することができます。保険会社はしばしば質の高いケアの証明を必要とするので、彼らはまたより速く支払われることができます。

健康保険の携帯性と説明責任（HIPAA）標準は、あなたのケアに関する情報をいつ、どのように、どのように共有できるかについてのガイドラインを提供することによって、あなたのプライバシーを保護するのに役立ちます。どのような種類のファイリングシステムを使用しているかにかかわらず、すべての医療提供者はこれらの規格を順守する必要があります。特定の情報を共有するために、彼らはあなたの書面による同意と署名されたリリースフォームを取得しなければなりません。例えば、あなたの隣の隣人はあなたの医者を呼ぶことができず、あなたが患者であるかどうかを知ることができません。あなたの配偶者でさえあなたの医者と話すことができるようにするために署名された解放用紙を必要とします。保険会社は保険請求コードのような限られた情報にアクセスすることができますが、あなたのケアについての他の詳細に内密ではありません。

紙システム：アルファベット順または数値順に整理された

紙の医療記録のファイリングシステムは多くのスペースを占有します。色分けされたホールダーが付いている棚、キャビネットおよび引出しは一般的である。

これらの種類のシステムは、記録を保存するために利用可能なリニアファイリングインチの量と記録がどのように編成されているかによって異なります。レコードは通常アルファベット順または数字順に整理されています。

数値出願システムには次のものがあります。

ストレートまたは連続ファイリング：医療記録は、患者番号（すなわち、日 - 月 - 年記録の日付）の年代順に提出されます。
端末桁ファイリング注：逆数値ファイリングシステムとも呼ばれ、これはレコードが最後の桁（つまり、日付 - 月 - 年レコードの年）でソートされているという点で、ストレート型の数値の逆です。

紙のフォルダは通常、鍵のかかったドアの後ろや鍵付きの引き出しに保管されています。オフィスワーカーは、誰かにレコードの署名を要求するチェックアウトシステムなどを介して、レコードの要求とレコードの場所を追跡します。必要に応じて、監督者だけが数時間後にレコードにアクセスできます。

電子ファイリングシステム：共有がより簡単

電子カルテは、単一の診療における患者の病歴を含む紙のチャートのデジタル版です。医療提供者は、EMRを使用して予防的訪問やスクリーニングのために患者を特定し、患者の健康状態を監視し、データを追跡し、医療の質を向上させます。

EMRでは、ユーザーはレコードから必要な特定の情報にのみアクセスできます。例えば、ユーザが全患者の病歴を見る必要がない場合、システムは、彼らが彼らの仕事を実行するのに必要であるという情報へのアクセスのみを許可する。 EMRシステムはセキュリティ対策を使用して、許可されていないユーザーが病歴などの保護された健康情報にアクセスするのを防ぎます。これにより、HIPAA規格が確実に満たされると同時に、承認された関係者へのアクセスが容易になります。

堅牢な電子健康記録には、管理データと請求データも含まれます。医療の質を向上させるためにEMRを診療行為間で共有することは可能ですが、医療提供者と施設間での記録の共有は依然としてHIPAA規則に従って行われなければなりません。 Cerner、Epic、McKesson、Meditechなどの主要なソフトウェアベンダは、ユーザーが名前で検索して個々の患者の情報にアクセスできるようにするファイリングシステムを提供しています。電子ファイリングシステムを使用すると、共有された人口統計や病歴の検索など、患者グループに関する情報を表示して、たとえば予防接種の対象者を特定するなどして、コミュニティの健康を向上させることもできます。