給与計算手順の書き方

給与は、従業員とのあらゆるビジネスにおいて重要な要素です。従業員と給与税を期日通りに正確に支払うには、給与部門を構成する必要があります。部門内で効率を上げるために、雇用主は給与計算手順を文書化する必要があります。給与計算が大規模であろうと小規模であろうと、関係なく、書面による給与計算手順は成功した給与計算にとって重要です。

給与計算手順書を作成します。給与計算部門は通常、人事部門と密接に協力して、適切な給与および従業員給付の処理を確保しています。このプロセスでは、タイムシート/タイムカード、フォームW-2、給与計算スケジュールおよび/またはカレンダー、休暇申請フォーム、直接入金承認フォーム、病状監視シートなど、さまざまなフォームが使用されます。あなたは文房具店でこれらのフォームを購入するか、または印刷会社にそれらをカスタマイズさせることができます。

計時手順を文書化します。米国労働省は、それが正確かつ完全であれば、あなたが望む任意の計時システムを使用できると述べています。タイムキーピングの手順には、タイムシートの提出期限と従業員の時間の計算方法を含める必要があります。

たとえば、従業員のタイムカードを手動で計算するための手順（四捨五入など）を書き留めます。従業員のパンチ/スワイプを自動的に給与計算ソフトウェアに転送する計時システムがある場合は、編集手順を文書化します。これには、期限までに上司が変更をEメールで送信することが含まれる場合があります。

給与計算処理手順を書き留めます。それがあなたの給与システムと一致するようにあなたの給与計算処理手順を調整します。給与計算システムは、手動、社内のコンピュータ化、または外部（外部委託）のいずれでもかまいません。特定のシステムの給与計算処理手順全体を述べてください。

たとえば、社内のコンピュータ化されたシステムがあるとします。このシステムでは、オンサイトの給与計算スタッフと給与計算ソフトウェアを使用して給与計算を処理します。ソフトウェアの使い方を文書化します。従業員の賃金の入力方法、給与調整、口座振替、給与税、給付日数、付け合わせ、保険給付、および残業手当の処理方法を説明します。給与を印刷する前、および給与を閉じる前に、給与をダブルチェックするためのステップを含めます。

複数の支払い頻度がある場合（毎週と隔週など）、それぞれの処理方法を文書化します。給与計算処理手順には、各給与計算の開始から終了までのすべての処理ステップを含める必要があります。

後処理手順を含める。たとえば、会社の給与税務を処理する会計部門または外部の税務会社があるとします。転送する必要があるファイルとレポートを、どの個人に提出するかを述べます。配給のために給料/スタブを受け取り、あなたがやり取りしなければならない他の会社/個人を含む州。例えば、給与計算部門が各給与計算処理の直後に年金基金に年金拠出金を転送する場合、必要なステップを含めます。

記録管理手順を文書化する。労働省によると、雇用主は最低3年間給与記録を保存しなければなりません。給与登録簿、W-2、給与税申告書、タイムカードおよびその他の給与記録のための州の保管および申告手続き。