議事録は会議の詳細な記録です。議事録には、会話のトピック、必要な行動、決定事項が記録されています。議事録は、会議の公式記録があることを確認し、誰が会議に出席していたか、誰が不在だったかを記録します。通常、議事録を保管する人は1人、通常は秘書または会計係です。会議のために議事録を作成する機会が与えられている場合は、それらを専門的に録音するための注意点がいくつかあります。
あなたが必要とするアイテム
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ペンまたは鉛筆
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ノート
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記録装置
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コンピューター
ノートブックのページの一番上で会議が開催された時刻、日付、場所に注意してください。
あなたが完全な議事録を書く際にあなたを助けるために後で再生することができる記録装置を使用してください。
出席者の名前を一覧表示します。また、会議に出席する予定だったが欠席していた人々の名前も書き留めます。欠席が免除されていることに注意する必要があります。もしそうなら、あなたはその人の名前の隣の括弧の中に「免責された」と記すことができます。
会議の議題に沿って従ってください。主な出席者は通常会議の前に議題を受け取ります、そしてそれはあなたが順番に議論されたそれぞれのトピックを記録するのを助けます。
議題の各トピックについてなされた主なポイントに注意してください。議事録には、各議題項目に必要な決定またはフォローアップを記録する必要があります。
理事会のメンバーまたは出席者から必要な行動を取った議題項目の下に「行動」という単語を追加します。メモを入力するときは、「アクション」という単語を太字で斜体にして、独自の行にしてください。これにより、見つけやすくなり、誰が何をすべきかを追跡するのに役立ちます。
議題にリストされているものを超えて議論されたトピックにラベルを付けるために「その他の事業」を書くかタイプして、誰が会議でこれらのアイテムを持ち出すことに責任があったかを示す。
議事録に、次の会議の合意された時間、日付、場所を記入してください。
議事録にサインオフします。入力した議事録の最後の行には、名前と役職が含まれ、その後に「によって記録された議事録」などの語句が続きます。
ヒント
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記録装置が接続されているか、完全に充電されているか、予備の電池があることを確認してください。
