プロジェクトマネージャとして、プロジェクトが終了したら、プロジェクトの結果が期待を満たすことを確認する必要があります。その後、いくつかの最終文書を完成させてプロジェクトを終了する必要があります。一般的な手順には、承認の取得、所有権の譲渡、および製品の製造への投入が含まれます。通常は、チームが作業を完了したことを確認するためにテストを実行し、完了を示すためにステータスレポートを更新して、完了したプロジェクトにサインオフします。
受け入れテストを実施する非公式の承認方法には、インストールまたはイベントの完了が含まれます。正式な承認方法には、プロジェクト計画フェーズの早い段階で確立された基準に対するユーザーテストが含まれます。たとえば、ソフトウェアアプリケーション開発プロジェクトには通常、製品が意図したとおりに機能することを証明するための機能テスト、システムテスト、およびユーザーテストが含まれます。ユーザーが製品が自分のニーズを満たしていないことに気付いた場合、ユーザーは成果物を却下し、プロジェクトの完了前に改訂を行う必要があります。
サインオフ文書を作成します。この同意書には、プロジェクトの成功基準が記載されています。たとえば、従業員のボランティア活動に費やした時間を記録できるように設計されたレポートシステムをテストするためのチェックリストを作成します。ユーザーは、イントラネットベースのフォームを使用して、選択したアクティビティに関する自分の時間だけを送信および確認できることを確認する必要があります。管理者は、自分の監督下にある従業員の提案を確認することしかできません。アプリケーションは、提出を通知するために、マネージャと従業員の両方に電子メールを送信する必要があります。従業員は、追加の活動を提出フォームに追加するように要求できなければなりません。
クライアント、スポンサー、および利害関係者からプロジェクトの最終承認を得ます。これらのユーザーは、承諾契約書の紙のコピーに署名することも、Microsoft Office Webサイトで提供されているものなどのオンラインのテンプレートやフォームを使用することもできます。たとえば、InfoPathフォームを使用して、プロジェクトのステータスに基づいて画像を表示および非表示にする条件付き書式を使用して、プロジェクトのステータスを視覚的に表示することができます。
ヒント
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紙ベースのサインオフ手順の代わりに、電子メールメッセージを送信してください。たとえば、Microsoft Outlookを使用して、「CTRL / N」キーを押して新しいメッセージを作成します。 「オプション」メニューから、「投票ボタンを使う」トグルボタンをクリックします。 「承認、却下」オプションを選択します。 「件名：」フィールドに、Eメール受信者にサインオフさせたいプロジェクトの簡単な説明を入力します。追加のテキスト、グラフィックまたは文書を挿入することができます。 「送信」ボタンをクリックしてください。あなたの受信者は、「上の返信グループの中の投票をクリックして投票する」という指示付きのメールメッセージを受け取ります。元のメッセージの「追跡」ボタンをクリックして、誰が承認し、誰が却下したかを確認します。
