技術的な提案は、ビジネスまたはテクニカルライティングにおいて最も重要なタスクの1つです。適切に作成された提案は、あなたの組織に新しいセールスクライアント、主要なプロジェクト、あるいは研究その他の活動のための資金を提供するのに役立ちます。多くの組織にとって、効果的な技術提案は彼らの継続的な成功にとって不可欠です。
あなたが必要とするアイテム
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提案依頼書（RFP）
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ワープロソフト
提案依頼書（RFP）を詳しく検討してください。多くの組織は、製品またはサービスの提案が必要なときにRFPを送信します。 RFPには、提案が何をカバーすべきか、またいつ、誰に提出すべきかに関するガイドラインが含まれています。良い提案は、RFPのガイドラインから逸脱してはなりません。残念ながら、いくつかのRFPはあいまいになる可能性があり、ガイダンスがほとんどありません。あなたがあなたの提案の中でコスト見積もりを作成しようとしているとき、これは特に問題があります。ステップ4では、あいまいまたは不明確なRFPに対処するための提案を行います。
あなたがそれを書く前にあなたの提案を計画してください。多くの場合、RFPにあるもの以上にクライアントや資金源については知らないかもしれません。あなたの宿題をやり、組織とその意思決定者についてあなたができることを学びましょう。次に、組織のニーズについてブレーンストーミングをします。クライアントのニーズをほとんどまたはまったく理解していない提案は、クライアントについて考えるのに時間をかけずにあまりにも早く書くことから生じることがよくあります。
あなたの提案をドラフトします。プロジェクトの規模や範囲、提案を受け取る可能性のある顧客などの要素によって、長さと形式が決まります。状況によっては、短いメモのような提案が適切です。大規模なプロジェクトや大規模な組織に送付される助成金の提案など、その他の状況では、正式な技術報告書のように書かれたより長い提案が求められます。
プロポーザルの本文に、成果物またはタスクのスケジュールとコストの見積もりを含めます。 RFPの仕様に従ってください。 RFPが曖昧な場合は、これに対処する方法がいくつかあります。 1つの提案はあなたの潜在的な顧客に選ぶべきオプションのセットを提供することです。別の方法はあなた自身の仮定をしてそれを提案の中で指定することです。第三に、あなたは潜在的な顧客に連絡してたくさんの質問をすることができます。それはあなたがプロジェクトに関心があることを示しているので、多くのクライアントはこれを理解するでしょう。
読者の注意を引いてキーポイントに彼らを集中させるような方法で提案を組織しなさい。あなたの提案を要約する要約から始めてください。提案の本文で、コストを含む詳細を拡張します。あなたの会社を選ぶことの利点を強調する結論で終わります。抄録、要約、および結論は、技術的な知識にかかわらず、すべての読者がアクセスできるように、できるだけ簡潔かつ技術的な専門用語を含まないようにしてください。プロポーザルの本文に技術的詳細を具体化します。
プロポーザルを編集してフォーマットし、間違いがないこと、およびドキュメントが読みやすいことを確認します。プロジェクトがクライアントのニーズにどのように役立つかを強調します。提案しているプロジェクトの主要担当者の資格を説明することを検討してください。キーポイントを強調表示するには、リストを使用します（箇条書きまたは番号付き）。見出しと小見出しを使用して、大きなテキストブロックを分割します。
ヒント
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提案を「抽象的、ボディ、結論」、またはABCのアプローチでフォーマットします。
提案されていることの必要性を確立する。
あなたのコスト見積もりとスケジュールで現実的になりなさい。
結論に注意を集中してください - これがあなたの持続的な印象を与えるチャンスです。
読者が探しているので、コスト情報が見つけやすいことを確認してください。
