多くの人々は最後の手段として以外は説明を読むことはありません。ひとたび人々がそれらを読めば、彼らは彼らが明確で簡潔な言葉で書かれている場合にのみ役に立ちます。あなたがあなたの聴衆を理解するとき、あなたは説明が続く導入を提供するためにより良い準備ができているでしょう。
あなたの聴衆を学びなさい
説明書は通常、製品または手順を実行、構築、操作、または保守する方法を読者に伝えます。まず、対象読者がトピックをどの程度よく理解しているかを知るようにします。たとえば、新入社員のための説明書を書く場合は、わかりやすい言葉で書く必要がありますが、上級管理職のための説明書には業界用語が含まれる場合があります。読者に適した言語を使用し、タスクを実行するために必要なだけの詳細を含めます。
紹介を作成する
読者は物語の紹介を読み飛ばして、指示に直接入ることがよくあります。読者が紹介文を読み進めるのに役立つ1つの方法は、段落形式ではなく番号付きリストに説明の説明または理由を書くことです。読者はリストを見直す可能性が高いです。説明の目的、文書を読む人、およびその内容を、それぞれ別々の見出しの下に含めます。この紹介はまた、読者にカバーされていないものについての手がかりを与えます。
アクティブボイスを使用する
「白い線をプラグAに挿入する必要がある」などの受動的な音声の使用を控えます。代わりに、「白い線をプラグAに挿入する」などのアクティブな音声を必要とするコマンドとして命令を記述します。 、物語や小冊子、見出しの下に記載されている簡単な指示に複数のステップで長い文を分割します。単語「and」を含む文を短い別の文に分割します。 「ケーブルを接続して赤いコンセントに差し込む」と書く代わりに、「ケーブルを継ぎ合わせる」のように、動詞で始まる文章を2つ書いてください。スプライスされたケーブルを赤いコンセントに差し込みます。明確で大胆な見出しは、「Hook Up the Wires」のように言うことができます。
説明情報とは別のアクション
多くの場合、説明書にも説明が必要です。 2つの方法のうちの1つで説明的なコメントを書きなさい。実際の説明を目立つように太字にするか、または参照用に別の列に説明を加えます。 1つの戦術は、説明を横に並べた短い段落で説明しながら、文書の片側にステップを配置することです。もう1つの、より効果的な方法は、実際の指示を大胆にし、説明を書くことによってステップを完了することです。たとえば、「赤いボタンを3秒間押す（太字）」などです。これでライトが点灯します。」
