製品発表会、医療会議、執行委員会会議などの正式なビジネスプレゼンテーションへの招待の文言とスタイルは、イベントのトーンを決めるのに役立ちます。イベントの独特の性質とゲストリストの排他性を伝えることは、受取人に出席を促すかもしれません。
イベントの開催者からのものなので、招待状を最初の人に書いてください。プレゼンテーションの性質を説明する強力なオープナーを紹介してください。たとえば、「私たちの最新の人工知能製品の発表に参加していただけたら光栄です」と言うかもしれません。
受信者への各招待状をパーソナライズします。あいさつ文に彼らの名前を入れなさい。例えば、「Dear Dr. Klein」です。「自然言語処理に関するあなたの高度な仕事を考えると、私たちの製品開発チームは私たちの新しいソフトウェアに対するあなたの専門家の意見を聞くことに興奮します開発。」
発表内容を説明してください。たとえば、「製品開発チームのマネージングディレクターであるTom Harrisが、最新の技術研究について簡単に説明します。その後、調査結果に基づいて開発された最新の3つの消費者向け製品を明らかにします。」
提供される軽食、食事、娯楽について言及してください。例えば、「カクテルレセプションがプレゼンテーションの後に続きます」などです。
ビジネス専門家やビジネスフォーマルな装いなど、イベントに適した服装規定を説明してください。
受講者には、通常発表の2〜4週間前に設定された特定の日までにRSVPを依頼してください。連絡先情報と、電話または電子メールなどで応答するための推奨方法を入力します。
招待者が出席する希望を表明し、あなたが彼に会えるのを楽しみにしていることを表明して招待を閉じます。主催者に各招待状に署名してもらいます。
ヒント
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プロのルックアンドフィールのために会社のレターヘッドに招待状を印刷します。可能であれば封筒をプリンタに通します。これにより、住所ラベルよりも洗練された外観になります。
