理事会会議議事録の承認方法

会議の議事録は法的文書であり、公の閲覧のために利用可能であり、それらは企業または他の種類の組織にとって重要な記録となります。彼らがより正式であるほど、彼らが広められる前に彼らが理事会によって承認されることがより重要です。議事録の記録と承認にいくつかの簡単なベストプラクティスを使用すると、このプロセスを合理化して事務処理を減らすのに役立ちます。

組織が要求した議事録を記録するためのプロセスを確認します。ロバートの注文規則に従っている人が多く、レコーディング長官がメモを取り、最後の議事録を作成するためのテンプレートを使用して従うことができます。いつ、いつコメントをしたり、質問をしたりする取締役の名前を含めるべきか、あるいは彼らのプライバシーを保護するべきかどうかを尋ねます。たとえば、ボブ・スミス氏は、「競合会社であるXYZ Corporationは、誤解を招くような広告を使用しており、FTCに連絡する必要があると説明しました」と書く必要があるかもしれません。誤解を招く広告やFTCに連絡する必要があります。デビージョーンズとハンクジョンソンは同意した。

正確に分を記録するようにしてください。あなたがメモを取ることに遅れを取っているときはいつでも、話し合うのをやめるか、議長に待つことを勧めてください。あなたが明確でないと思う情報を繰り返すか、はっきりさせるように会員に依頼してください。運動が導入されたときはいつでも、元の運動とその最終修正版の両方を含む、委員会メンバーが行う繰り返しの運動。動きが出ているかどうか、また通過するかどうかにかかわらず、これを行います。単に投票が通過したことを示すのではなく、投票の合計を記録します。

あなたの組織の手続きであれば、議事録を理事長に送る前に、理事長、理事長または理事会に議事録を送ってください。議事録への議事録の送信の承認を受けたら、会議に出席したかどうか、議事録が承認される会議に出席するかどうかにかかわらず、すべての理事会メンバーに文書を送信します。理事会メンバーがそれらを読むこと、それらについて質問すること、議論されたトピックを研究すること、および説明を求めることができるように十分に早く議事録を送ってください。

定足数を構成する次回の理事会会議では、議長またはいずれかの理事会メンバーが次の会議を運営しているようにして、理事会が議事録を承認するよう動議する。定足数とは、正式な行動をとるために必要な理事会メンバーの最小数です。運動が派遣されるのを待ってから、会議のリーダーに話し合いを求めてもらいます。話し合いの間に、議事録に対して変更や修正が必要な場合は、その旨を宣言し、承認を得て合格するよう求めます。話し合いの後、または話し合いがない場合は、会議のリーダーに質問するか、議事録を承認するために投票してもらいます。