手入れの行き届いたファイリングシステムにより、重要な情報にすばやくアクセスでき、時間を節約することで会社の経費を節約できます。企業、学校、政府機関、さらには日常の人々でさえ、業務を整理するためにファイリングシステムを使用しています。あなたのオフィスのためのファイリングシステムの4つの異なるタイプから選択してください。それぞれ独自の長所と短所があります。
アルファベット順ファイリングシステム
アルファベット順のファイリングシステムでは、アルファベットの文字に従って、名前（個人、会社、またはサブジェクトの名前）に従ってレコードを配置します。このファイリングシステムは2つの異なる方法で使用します。辞書システムとも呼ばれるトピックのアルファベット順のファイリングシステムは、個々のレコードをアルファベット順にファイルします。ファイリングシステム会社のAncomによると、これらのファイリングシステムは、5,000ファイル未満の少数のレコードを保存するときにうまく機能します。
このシステムは、同じ名前を共有しているクライアントや顧客が多数いる場合に問題があることがわかります。地理的システム（百科事典または分類システムとも呼ばれます）を使用して、大量のレコードを編成します。このシステムでは、都市、郡、州などの場所に基づいて幅広いカテゴリの下で被験者をグループ化します。カテゴリと各カテゴリ内のファイルはアルファベット順に並んでいます。
数値ファイリングシステム
数値ファイリングシステムを使用する場合は、各ファイルに番号を割り当て、番号を順番に並べます。同名の人々のためのファイルはアルファベット体系のように重複する見出しを持っていないでしょう。このシステムは、ファイルに名前が表示されず、大量のファイルを処理するときにうまく機能するため、ファイルの機密性も向上します。ファイルに番号を割り当てる代わりに、日付順にファイルを並べる年代順システムを使用します。
端末数字ファイリングシステム
端末数字入力を使用するときは、ファイル番号を順番に割り当てますが、最後の2桁に従ってファイル番号を付けます。 Ancomは、17234という番号のファイルを見つける例を示しています。最初にファイリングシステムの34セクションに行き、次にそのセクションの72領域を探し、最後にファイル1を探します。このシステムは、10,000を超えるファイルを保存するときにうまく機能します。
英数字ファイリングシステム
英数字のファイリングシステムでファイルを整理するには、文字と数字の両方を使用してください。たとえば、クライアントが住んでいる州を表すために2文字を使用し、その後に自分のアカウント番号を示すための番号を使用します。これにより、同じ場所から大量のファイルを取り出す必要がある場合に、より簡単な事前ソートが可能になります。
