よく整理されたオフィスのファイリングシステムを持つことの重要性は、重要な書類がなくなったときよりも明白ではありません。足りない文書に欠くことのできない情報が含まれていて、それなしで決定を下さなければならない場合、効率的なファイリングシステムは時間とお金の浪費につながり、意思決定の質の低下を招く可能性があります。混乱から注文を作成する1つの方法は、数値のオフィスファイリングシステムを設定することです。このシステムでは、発注書、在庫品目および見積もりなどのレコードに番号を割り当て、昇順または降順でファイル情報を登録できます。
あなたが必要とするアイテム
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採番システム
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ファイルキャビネット
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ファイル分割ガイド
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ファイル分割タブ
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ファイルフォルダー、アソートカラー
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ラベル
カテゴリと番号付けシステムを設定する
ファイルカテゴリを設定し、管理番号を割り当てます。組織内の個々の部署を個別に一覧表示します。各部署に主管理番号を割り当てます。たとえば、中小企業では、「財務」、「売上」、「購買」、「人事」、「備品」などのカテゴリを設定することを選択できます。各主要カテゴリを識別するための統制番号を割り当てます（100からFinancialなど）。 200、売上高。 300、購買400、人事; ５００、機器。
ファイルのサブカテゴリを設定し、各サブカテゴリを定義および識別するためのサブ管理番号を割り当てます。たとえば、Salesカテゴリには、Sales Reportsに10を追加できます。 20、売上見積もり。 30、売上領収書。
サブカテゴリ内の個々の文書を識別するために、各サブカテゴリ内に番号付けシステムを設定します。これが文書に印刷する番号になります。たとえば、事前印刷された売上見積もりフォームの注文を送信する場合、最初のフォームの番号を200-20-01として、または必要に応じて200 20 01としてリストします。連続する各文書は1ずつ増えます。たとえば、2番目の売上見積書に「200-20-02」と印刷します。
ファイリングプランのマスターインデックスを作成します。これはあなたのファイリングキャビネットの目次として役立ちます。
キャビネットの設置
メインとサブカテゴリを識別するために色分けシステムを確立します。たとえば、青いファイル分割ラベルを使用して主なカテゴリを識別する規則を確立できます。カラーファイルフォルダは、売上報告のための赤いフォルダ、売上見積もりのための緑色のフォルダ、売上領収書のための黄色のフォルダのように、サブカテゴリを識別することができます。ファイルフォルダのラベルは、01-100、101-200などを表示するラベルなど、その内容を識別します。
主区分仕切りタブを作成し、ファイリングキャビネットに入れる。最初のサブカテゴリファイルフォルダにラベルを付けてファイリングキャビネットに入れ、必要に応じて追加します。
文書を適切な番号順にファイルします。
ヒント
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あなたのビジネスのニーズを識別し、あなたのビジネスにとって意味があるカテゴリと番号付けシステムを決めるためにしばらく時間をかけてください。
あなたがコンピュータ化された会計システムを使用してあなた自身のフォームを印刷するならば、あなたはファイリング要件を反映するために番号付けシステムを変える必要があるかもしれません。たとえば、Sales Estimateフォームの番号付けは200-20-01で始まり、新しい見積もりごとに1ずつ増えます。
あなたがその間にそれらへのアクセスを必要とする場合に備えて、まだ提出されていないすべての文書のための特定の場所とコンテナーを提供してください。
あなたが出願要件に遅れないようにするための最善の方法は、毎日または毎週などのスケジュールを設定することです。
